Cách xây dựng kịch bản webinar hoàn hảo
Xây dựng kịch bản cho buổi webinar cũng cần thiết như xây dựng chương trình cho bất kỳ hội thảo thông thường nào.
Khi tổ chức hội thảo trực tuyến, bạn không đứng trên sân khấu, mà chỉ ngồi trước màn hình và camera. Tuy nhiên, sự hồi hộp khi thuyết trình là không tránh khỏi. Do đó, dù là hội thảo hay webinar thì chuẩn bị kịch bản cũng là việc nên làm.
Kịch bản webinar là gì?
Kịch bản webinar cơ bản cũng không khác nhiều kịch bản hội nghị, hội thảo thông thường.
Kịch bản một buổi webinar là một đoạn hội thoại được viết sẵn về những gì bạn định chia sẻ và giảng dạy trong hội thảo trực tuyến của mình, nói cách khác đó chính là kế hoạch nội dung của buổi hội thảo. Tối thiểu, kịch bản webinar sẽ bao gồm phần giới thiệu, chương trình làm việc về những gì bạn và các thành viên dự định thảo luận, các điểm cụ thể mà khán giả sẽ đề cập tới cũng như lời gọi hành động sau buổi webinar.
Các kịch bản hội thảo online cũng có thể bao gồm thông tin chi tiết về khung thời gian (để đảm bảo khán giả và khách hàng của bạn không đi chệch hướng hoặc làm mất thời gian của người thuyết trình khác), hướng dẫn điều hướng (chẳng hạn như thời điểm chia sẻ màn hình, hướng người tham dự đến một trang web nhất định hoặc tại thời điểm nào đó những người tham gia hội thảo nhất định có thể tham gia hoặc không nhất thiết phải tham gia phần nội dung đó), và các ghi chú khác hỗ trợ người trình bày đạt được mục đích.
Tại sao cần xây dựng kịch bản cho buổi webinar?
Các kịch bản hội thảo online có giá trị vì chúng giúp giữ cho hội thảo của bạn đi đúng lộ trình để đạt được mục tiêu đã đề ra. Nếu không có kế hoạch phù hợp, bạn rất dễ bị mất kiểm soát do lo lắng, phấn khích hoặc có thể là do khán giả đặt câu hỏi.
Viết kịch bản buổi webinar trước cho phép bạn không tham lam hay giảm kỳ vọng vào mục tiêu của buổi hội thảo trực tuyến. Bạn xem xem:
- Bạn muốn khán giả của mình học gì?
- Bạn muốn mời ai để nói chuyện sẽ giúp truyền đạt kiến thức cho khán giả?
- Bạn muốn khán giả của mình làm gì trong và sau buổi webinar?
Bằng cách trả lời những câu hỏi này trước hội thảo trên web của bạn (và trước khi viết kịch bản), bạn có thể điều chỉnh kịch bản hội thảo trên web của mình và điều chỉnh các diễn giả và nội dung của nó để luôn tập trung vào những sản phẩm này. Bạn cũng có thể chia sẻ kịch bản hội thảo trên web của mình với diễn giả để họ có cái nhìn tổng quan về buổi hội thảo.
Giả sử bạn tổ chức một hội thảo trên web về tiếp thị nội dung. Có rất nhiều chủ đề và câu chuyện mà bạn có thể chia sẻ - từ viết lách tự do đến xây dựng chiến lược cho đến nội dung hướng đến SEO so với nội dung không hướng đến SEO.
Nếu bạn ngồi xuống để lên chương trình cho buổi webinar trước, bạn sẽ buộc phải đối mặt với việc “tiếp thị nội dung” là một chủ đề rộng lớn (và mơ hồ) như thế nào. Viết kịch bản sẽ yêu cầu tôi trau dồi mục đích và mục tiêu của buổi hội thảo online, điều này sau đó sẽ truyền cảm hứng cho nhóm các diễn giả khách mời.
Kịch bản giữ cho bạn tập trung, tự tin vào khán giả. Cuối cùng, kịch bản của buổi webinar có thể truyền cảm hứng cho phần lớn hoạt động tiếp thị cho buổi webinar, giúp bạn tiết kiệm đáng kể công việc viết email, viết post đăng mạng xã hội và các bài đăng trên blog quảng cáo.
Cách xây dựng kịch bản cho một buổi webinar
Trong phần này, chúng ta sẽ nói về những điều cần cân nhắc khi viết kịch bản cho một buổi webinar . Chúng tôi cũng sẽ đề cập đến thời điểm bạn chắc chắn nên sử dụng kịch bản và khi nào thì kịch bản của hội thảo gây ảnh hưởng tiêu cực, phản tác dụng.
Trước tiên, hãy mở một trang Google Doc trắng hoặc lấy ra một cuốn sổ tay mới. Ghi lại lý do tại sao bạn muốn tổ chức webinar, một số điểm chính hoặc những điều bạn muốn nêu ra và bất kỳ ý tưởng nào khác mà bạn có thể có. Bạn có thể thấy một luồng các ý tưởng bắt đầu hình thành - bạn sẽ bắt đầu từ đâu, cách hỗ trợ những điều bạn cần làm trong buổi webinar và đâu là khoảng trống mà bạn cần lấp đầy . Hãy coi đây là “phác thảo” kịch bản buổi hội thảo online của bạn.
Tôi khuyến khích bạn làm việc với Google Docs vì Slide sẽ buộc bạn phải phân tích cú pháp và sắp xếp các ý tưởng của mình trước khi bạn sẵn sàng, điều này có thể làm phức tạp hóa quá trình suy nghĩ và các ý tưởng gây khó khăn cho việc lên chương trình thay vì hỗ trợ.
Khi bạn đã có đề cương kịch bản cho buổi hội thảo, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu hoàn thiện kịch bản đó. Ở đây bạn cần viết ra nguyên văn những gì bạn định nói và những điểm bạn muốn đề cập — bài nói chuyện trên webinar của bạn. Nếu bạn có các bài tham luận của các diễn giả khác trong chương trình webinar của mình, hãy khuyến khích họ làm điều tương tự như vậy.
Mặc dù bạn không thể viết kịch bản cho phần Hỏi và Đáp, nhưng việc lên kế hoạch nội dung cho buổi webinar cũng cho phép bạn hiểu những gì bạn định trình bày từ đầu đến cuối. Do đó, nếu một khán giả đặt câu hỏi về chủ đề mà bạn biết hoặc của một diễn giả khách mời sẽ đề cập sau, bạn có thể yêu cầu họ đợi thay vì làm mất thời gian cho bài thuyết trình.
Bây giờ, chúng ta có thể đi vào chi tiết các yếu tố quan trọng của một kịch bản hội thảo hay và hiệu quả.
Lời giới thiệu của buổi webinar
Lời giới thiệu hội thảo online sẽ tạo tiền đề cho toàn bộ bài thuyết trình. Kịch bản giới thiệu phải bao gồm phần giới thiệu ngắn gọn về bản thân và doanh nghiệp của bạn, giải thích lý do tại sao bạn lại ở đó để giảng dạy và chương trình của buổi hội thảo - và đặc biệt là những diễn giả đặc biệt mà khán giả của bạn có thể cực kỳ mong đợi.
Hãy chắc chắn rằng bạn cũng sẽ gửi lời cảm ơn khán giả của mình trong phần giới thiệu. Nếu bạn dự định yêu cầu sự tham gia của họ thông qua các cuộc thăm dò ý kiến (poll vote, giơ tay,...) hoặc tính năng trò chuyện trên webinar, hãy nhắc khán giả về điều đó và giải thích ngắn gọn cách họ có thể tham gia nếu họ muốn.
Chương trình tổ chức webinar
Mặc dù chương trình hội thảo đã được nhắc đến ở phần giới thiệu trước đó, nhưng phần chương trình hội thảo là cơ hội để làm rõ những nội dung của webinar mà khán giả sẽ tham gia cũng như học tập. Thông thường bạn có thể chia chương trình webinar ra các phần nhỏ như: Hội thảo đề cập vấn đề gì, tại sao, và phương pháp thực hiện như thế nào,...
Đây cũng là phần bạn cho người nghe biết mỗi phần nội dung của hội thảo sẽ kéo dài bao lâu. Bạn cũng cần cho họ biết, thời gian nào dành cho phần Hỏi Đáp, liệu khán giả học viên có thể đặt câu hỏi vào lúc nào trong buổi webinar.
Như đã đề cập phía trên, mục đích việc xây dựng kịch bản chương trình hội thảo là đảm bảo buổi webinar đi theo đúng lộ trình mà bạn mong muốn, tránh sao nhãng vì những câu hỏi ít liên quan và kéo dài thời gian buổi webinar không cần thiết.
Mục tiêu và mục đích của buổi webinar
Lý do tổ chức buổi webinar cần được đề cập cụ thể. Bạn có thể gạch đầu dòng những lợi ích của buổi webinar với khán giả. Điều này cho họ lý do và động lực để tham gia tích cực vào các bài trình bày của buổi hội thảo.
Ngoài ra, trong kịch bản webinar, bạn không thể quên việc thêm các ý kiến bổ trợ cho mục tiêu và mục đích của hội thảo. Cuối cùng, đừng quên cho khán giả thấy họ có thể chờ đợi gì khi hội thảo kết thúc, có thể là quà tặng hoặc khuyến mại gì đó.
Nội dung chính của buổi webinar
Bạn có thể mời diễn giả cho buổi webinar hoặc bạn hoàn toàn có thể tự lo toàn bộ nội dung của chương trình hội thảo.
- Nếu buổi webinar của bạn có mời thêm diễn giả thì việc đề nghị họ xây dựng kịch bản cho phần nội dung họ đảm nhận là bắt buộc. Bạn có thể đề nghị họ gửi kịch bản sớm để có được những sự điều chỉnh cần thiết. Tốt nhất là bạn chuẩn bị mẫu kịch bản, và đề nghị các diễn giả chuẩn bị kịch bản theo mẫu.
- Nếu mình bạn thực hiện các nội dung của hội thảo, bạn cần phát triển các nội dung thảo luận cho từng phần, kể cả phần chuyển tiếp. Bởi vì nội dung của hội thảo mới là thứ có giá trị với khán giả, mới khiến họ bỏ tiền bạc, thời gian để tham dự nên phần này cần được xây dựng chi tiết và cẩn trọng. Nếu bạn định cho khán giả xem thêm tài liệu, video hay hình ảnh hãy nhớ ghi chú tất cả những điều đó vào kịch bản.
Đừng quên kết hợp các câu chuyện và ví dụ trong các bài học, vì những điều này sẽ giúp khán giả liên hệ các khái niệm và bài học với các tình huống thực tế. Nếu bạn không muốn bài trình bày của mình quá kịch bản hoặc gượng ép, có thể ghi chú lại thời điểm bạn sẽ kể câu chuyện đó (thay vì viết ra từng chữ). Đây là một ví dụ cho trường hợp kịch bản webinar giới hạn sự sáng tạo và sự phong phú khi thuyết trình.
Phần hỏi đáp và kết thúc buổi webinar
Phần kết thúc của webinar không hề thừa thãi, nó nhắc cho học viên của bạn những vấn đề quan trọng cần nhớ. Nên việc viết kịch bản cho phần này cũng cần thiết như các phần khác. Bạn có thể chuẩn bị một hoạt động tương tác như bài test nhanh, hoặc phần câu hỏi thăm dò ý kiến ngắn.
Vì nó đóng vai trò là phần kết nên cần hết sức ngắn gọn để chuyển tiếp cho phần Hỏi và Đáp.
Quảng bá và bán khóa học online trên webinar
Cảm ơn câu hỏi của khán giả, chia sẻ với họ những thông tin quan trọng về các khóa học online của bạn, những ưu đãi hay quà tặng đặc biệt khi đăng ký khóa học online chi dành cho người tham gia hội thảo online.
Kết thúc bản trình bày hội thảo trên web bằng lời kêu gọi hành động mạnh mẽ và hướng dẫn ngắn gọn về cách khán giả của bạn có thể làm theo kỳ ho dù bạn bán khóa học hay bán bất kỳ sản phẩm gì.
Nếu bạn có quá nhiều ý tưởng và chưa biết sắp xếp chúng như thế nào cho buổi hội thảo trực tuyến, bạn có thể tham khảo webinar template dưới đây.
Kịch bản mẫu tiêu biểu cho 1 buổi webinar
Thời lượng hội thảo trên web của bạn sẽ khác nhau (chúng tôi khuyên bạn nên có độ dài từ 60-90 phút), nhưng theo nguyên tắc chung, bài thuyết trình của bạn phải có 80% nội dung và 20% bán hàng, sau đó là câu hỏi và câu trả lời (Q&A) ở cuối.
Nếu bài thuyết trình của bạn kéo dài 60 phút, thì cấu trúc này sẽ trông như thế nào:
- Gặp gỡ và chào hỏi (5-10 phút trước thời gian bắt đầu hội thảo trên web)
Kiểm tra để đảm bảo âm thanh và video của bạn đang hoạt động
Chào mừng những người tham dự đến sớm
Khuyến khích mọi người chia sẻ hội thảo trên web trên mạng xã hội - Giới thiệu (5 phút)
Giới thiệu bản thân (ngắn gọn)
Dọn phòng và yêu cầu loại bỏ phiền nhiễu
Cho họ biết hội thảo trên web nói về điều gì
Cho họ biết hội thảo trên web dành cho ai (và không dành cho)
Chia sẻ các mục tiêu cho hội thảo trên web và chương trình làm việc - Câu chuyện của bạn (10 phút)
Giới thiệu bản thân và chia sẻ thông tin đăng nhập để được tin cậy
Chia sẻ cuộc đấu tranh mà bạn phải đối mặt
Chia sẻ sự chuyển đổi bạn đã trải qua
Chia sẻ kết quả bạn đạt được - Nội dung chính (30 phút)
Thực hiện theo lời hứa của hội thảo trên web
Cung cấp bằng chứng (số liệu thống kê, ví dụ, nghiên cứu điển hình, v.v.)
Chia nhỏ ý tưởng lớn của bạn thành các bước nhỏ hơn, có thể hành động được - The Pitch (15 phút)
Giới thiệu khóa học của bạn (giải pháp hoàn hảo!)
Cho họ xem những gì được bao gồm
Cho họ biết giá của khóa học của bạn
Bao gồm lời chứng thực từ các khách hàng khác
Cho họ xem các phần thưởng được bao gồm (hiển thị giá trị đô la của mỗi phần thưởng)
Đưa ra mức giá chỉ dành cho hội thảo trên web cho khóa học của bạn và tất cả các phần thưởng
Cung cấp bảo đảm (tức là đảm bảo hoàn tiền trong 30 ngày)
Tạo ra sự khẩn cấp hợp pháp (tức là cung cấp phần thưởng hoạt động nhanh cho 10 khách hàng đầu tiên)
Kêu gọi hành động (cung cấp cho họ một liên kết đến trang thanh toán của bạn) - Q&A (15 phút)
Trả lời bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào mà những người tham dự của bạn có
Chúc mừng những người đã mua (gọi tên họ)
Cảm ơn mọi người đã dành thời gian và kết thúc hội thảo trên web
Lời kết
Xây dựng kịch bản sẽ đem lại hiệu quả khác biệt, hãy thử dù là những buổi webinar ở quy mô nhỏ.
Chú ý sử dụng các câu văn nói, cũng như việc tập luyện trước mang lại hiệu quả tối đa.
Chúng tôi hy vọng buổi webinar sắp tới bạn sẽ xây dựng kịch bản chi tiết và có một buổi hội thảo online thành công.
Và có thể bạn chưa biết rằng Hoola là một trong những nền tảng tổ chức webinar tốt nhất hiện nay.
Loan Nguyễn
Loan Nguyễn
Hoola blog - Chia sẻ kiến thức bán khóa học online Newsletter
Join the newsletter to receive the latest updates in your inbox.
