Quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến (Webinar) - Chi tiết từ A-Z

Tổ chức hội thảo trực tuyến dễ hay khó so với hội thảo thông thường?

Liệu một người không thành thạo về công nghệ thông tin, không biết cài đặt thiết bị có thực hiện được không?

Chuẩn bị cho hội thảo trực tuyến mất bao nhiêu thời gian? Khâu nào tốn thời gian và công sức nhất?

Cùng chúng tôi đi từng bước để tổ chức một hội thảo trực tuyến thành công.

I. Xác định mục đích tổ chức hội thảo

Bạn phải xác định được mục đích của hội thảo là chia sẻ kiến thức, quảng bá sản phẩm hay đào tạo? Sự kiện miễn phí hay thu phí? Phát public hay private?

II. Lên kế hoạch tổ chức hội thảo

Trong phần lập kế hoạch tổ chức, bạn phải thực hiện hàng loạt các quyết định về: Tiêu đề/Thời gian/ Chủ đề/ Cầu trúc/ Diễn giả/ Nội dung/ Thiết bị và hậu cảnh/ Phần mềm hay nền tảng tổ chức hội thảo…

Tiêu đề

Tiêu đề cần được đặt một cách rõ ràng, nó giúp mọi người dễ dàng ghi nhớ và hiểu họ đăng ký tham gia vì điều gì.

Tiêu đề hội thảo thu hút khán giả hơn khi nó là một câu hỏi, ví dụ: “Làm cách nào để tổ chức hội thảo trực tuyến hiệu quả? Kinh nghiệm từ  giả X".  Tên hội thảo rõ ràng tránh được những thắc mắc không cần thiết của khán giả như “tôi đã biết về điều này rồi” hay “vấn đề này quá  sâu với tôi”.

Nội dung

Nội dung cung cấp trong suốt hội thảo phải đủ hấp dẫn để giữ chân người tham gia cho đến cuối chương trình và phải đem lại giá trị áp dụng sau khi rời hội thảo.

Nội dung sự kiện sẽ được diễn giả trình bày đi kèm với slide thuyết trình, vì thể hãy thiết kế slide thật đẹp, thu hút, sử dụng nhiều hình ảnh, video mình hoạ ấn tượng. Có thể tham khảo các ứng dụng thiết kế slide chuyên nghiệp như: envato, prezi…

Thời lượng

Đối với hội thảo trực tuyến, thì thời lượng để người nghe có được sự tập trung tốt nhất nên rơi vào khoảng 60 phút.

Tuy nhiên, thời lượng của hội thảo trực tuyến lại không có giới hạn nào. Hay chăng giới hạn chỉ là vấn đề của phần mềm tổ chức hội thảo.

Thời lượng hội thảo trực tuyến dài hay ngắn, đôi khi không phải là vấn đề nếu nội dụng hội thảo thực sự cuốn hút.

Ban tổ chức hội thảo cần phải cho khán giả biết trước hội thảo sẽ kết thúc lúc nào ngay từ thời điểm hội thảo bắt đầu.

Cấu trúc

Khi mục đích, chủ đề, khung thời gian và nội dung hội thảo đã được xác định rõ thì không khó để sắp xếp cấu trúc buổi hội thảo.

Các nội dung phải được sắp xếp để có thể giữ chân khán giả tới cuối hội thảo. Hãy làm người đăng ký cảm thấy họ đã đúng khi tham gia hội thảo.

Quy tắc 20-80 luôn đúng. Trường hợp này cũng vậy, 20% thời gian của hội thảo sẽ đem lại 80% giá trị. Ví dụ: 20% thời lượng hội thảo để nói về sản phẩm và quảng cáo, như vậy bên tổ chức hội thảo đã đạt được 80% mục tiêu đề ra. Còn 80% thời gian còn lại hãy đem đến cho người nghe niềm vui, thông tin và các giá trị khác.

Luôn nhớ dành thời gian cuối chương trình cho phần trả lời thắc mắc. Đây là lúc bạn kiểm chứng được mức độ chú ý của người tham gia.

Thiết bị và hậu cảnh

Trước khi bắt đầu mở hội thảo trực tuyến online, bạn cần đảm bảo mọi thứ luôn sẵn sàng một cách chắc chắn.

Các thiết bị đã được lắp, cài đặt và test. Góc đặt camera đã tối ưu về ánh sáng, góc quay chưa, vị trí đặt micro có bị cộng hưởng hay bị tạp âm không...

Chuẩn bị hậu cảnh có thể đơn giản hay phức tạp. Ngay cả phòng làm việc, phòng họp hay bắt kỳ đâu. Vấn đề là bối cảnh có phù hợp hay không và có khả năng bị làm phiền trong quá trình quay hay không mà thôi.

Để  hạn chế tối đa  rủi ro kỹ thuật, hãy kiểm tra kết nối Internet có ổn định không, đảm máy tính xách tay  đủ pin hoặc máy tính của bạn sẽ không tự động chuyển sang chế độ tự cập nhật và tự khởi động lại.

Ngoài ra, nếu có ý định chia sẻ màn hình, bạn hãy chắc chắn các tab không cần thiết đã được đóng, các phần mềm không liên quan được tắt và dọn dẹp màn hình desktop nếu cần thiết. Các phần mềm chạy nền nên được tắt chức năng thông báo để buổi hội thảo không bị làm phiền và gây gián đoạn.

Chọn nền tảng tổ chức hội thảo trực tuyến

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều nền tảng hội họp trực tuyến bao gồm cả các nền tảng miễn phí và có trả phí.

Tuỳ vào nội dung và cách thức diễn giả trình bày trong hội thảo, một số tính năng cần xem xét khi chọn phần mềm hay nền tảng tổ chức hội thảo, hội nghị online là:

• Số lượng người có thể tham gia;
• Khả năng thay đổi speaker dễ dàng;
• Tính năng đặt câu hỏi cho người tham gia;
• Chức năng chia sẻ màn hình;
• Chức năng chia sẻ Slide;
• Chức năng ghi âm/ ghi hình cuộc họp;
• Tạo poll để tham khảo ý kiến;
• Tắt bật mic hay camera của người tham gia, trong trường hợp quấy rối;
• Khả năng bảo mật;
• Trải nghiệm của người dùng; và
• Chi phí.

Bạn chỉ cần tìm một lựa chọn phù hợp với nhu cầu trong vố số các lựa chọn trên thị trường.

Mố số nền tảng có thể tham khảo như:

• Zoom
• GoToWebinar
• Hoola
• Google Hangouts
• ClickMeeting

Lựa chọn kênh phát trực tiếp: facebook, youtube, zoom… Phần tương tác cùng khán giả có thể sử dụng sli.do để đặt câu hỏi, kahoot để tạo trắc nghiệm, thăm dò ý kiến.

Ngày giờ tổ chức

Thời gian nào thuận tiện cho đối tượng khán giả của hội thảo? là câu hỏi cần trả lời.

Nhìn chung là thời gian tổ chức hội thảo tốt nhất là vào giữa tuần, từ thứ ba đến thứ năm. Những ngày  có nhiều khả năng sẽ ít người tham gia hơn vì mọi người có thể phải họp vào đầu tuần hoặc có kế hoạch nghỉ mát vào cuối tuần.

Nếu theo các số liệu thống kê thì thời gian mà hầu hết mọi người cảm thấy  năng lượng nhất để tập trung là 10 giờ hoặc 11 giờ sáng.

Nhưng không có một khuôn khổ nào cho thời điểm tổ chức. Đây là vấn đề cho thấy sự ưu việt của hội thảo trực tuyến. Thời gian tổ chức có thể là ngoài giờ hành chính, vì nó không có những yêu cầu về logistic. Ví dụ: Hội thảo về chủ đề "Phụ nữ học hạnh phúc", thì thời gian tuyệt vời cho mọi phụ nữ lại là sáng sớm, giờ nghỉ trưa hay tối muộn.

Chú ý rằng ngày và giờ tổ chức không nên trùng lặp với bất kỳ sự kiện lớn hoặc ngày lễ nào.

III. Truyền thông cho sự kiện

Có lẽ đây là khâu quan trọng nhất!

Đối với các hội thảo thông thường, người ta sẽ thuê một công ty chuyên quảng bá và bán vé cho hội thảo.

Vậy khi tổ chức trực tuyến thì sao? Thuê cũng được nhưng tự thực hiện cũng không hề khó.

Thiết lập một trang chuyên để quảng bá và bán vé là một cách. Cách này còn cho phép người tổ chức là bạn, có thể quản lý chương trình hội thảo của mình. Các bước cụ thể:

• Tạo một landing page giới thiệu chủ đề, diễn giả các thông tin liên quan để mọi người biết và đăng ký tham dự sự kiện.
• Tạo banner hoặc hiển thị một quảng cáo trên trang chủ website để giúp khách truy cập biết về sự kiện sắp tới.
• Sử dụng các trang truyền thông xã hội như Facebook, Twitter và Instagram để truyền bá. Tạo một hashtag  cho sự kiện.
• Gửi email nhắc nhở đếm ngược thời gian trước sự kiện. 45% các nhà tiếp thị nói rằng email là công cụ hiệu quả nhất trong việc thúc đẩy người dùng đăng ký.

Gửi thư mời (với sự kiện private), tạo landing page để đăng ký hoặc bán vé (với sự kiện public).

Hãy  làm truyền thông thật sớm tới đối tượng tham dự thông qua email marketing, facebook ads, báo chí, KOLs (người có tầm ảnh hưởng)… để có hiệu quả tối đa.

Một mẹo  để tạo tâm lý thoải mái cho người tham dự, hãy cho họ đủ thời gian để sắp xếp lịch trình (tốt nhất là trước hai tuần) và cho họ đủ thông tin cần thiết.

IV. Bán vé

Như đã nói phía trên, thuê bên thứ 3 quảng bá và bán vé cho xong. Nhưng chắc là tốn kém đây.

Các khâu thiết kế, bán và quản lý vé liệu bạn có thể tự làm?

V. Ghi hình & phát sự kiện trực tuyến

Tuỳ theo quy mô sự kiện, bạn có thể ghi hình tại nhà, công ty hay chuyên nghiệp hơn nữa là trường quay. Một giải pháp tiết kiệm chi phí đang sử dụng phổ biến là sử dụng phông xanh để ghi hình và tạo bối cảnh chuyên nghiệp thay vì dựng bối cảnh vật lý.

Cho tới đây, bạn có thể yên tâm vì các phần viêc ở giai đoạn này chủ yếu do máy móc và phần mềm đảm nhiệm. Yếu tố chính là việc chọn phần mềm nào.

VI. Sau khi hội thảo kết thúc

Sau hội thảo, người tham dự thường có quà :)  Hãy chuẩn bị thứ gì đó như là voucher giảm giá hay ebook tặng cho những người tham dự như một món quà vì họ đã tham dự hộ thảo.

Bạn cũng nên liên hệ lại với những người tham dự để biết họ có nhận được câu trả lời thoả đáng khi tham dự hội thảo không.

Đối với những người đã đăng ký mà không thể tham dự, hãy gửi cho họ thông tin tóm tắt.

Sau cùng, bạn cần phải biết được mọi người tham gia hội thảo trong bao lâu, có tương tác hay không để  xác định xem hội thảo có ích hay không. Các báo cáo thống kê và file lấy ý kiến sau khi tham gia hội thảo  rất quan trọng cho việc đánh giá kết quả hội thảo.

Tóm lại, cũng không hề đơn giản khi tổ chức hội thảo trực tuyến. Nhưng chúng tôi nắm giữ bí mật để biến hội thảo trực tuyến thành một nhiệm vụ đơn giản.

Tất các các khâu đều được sắp xếp trên website, từ taọ baner quảng cáo, tạo vé điện tử và bán vé trước, cổng thanh toán, tạo hệ thống affiliate, phòng hội thảo, gửi phiếu đánh giá...Chỉ cần 1 lần tạo tài khoản trên nền tảng Hoola.vn.