Quản lý học viên khi dạy học online

Quản lý khách hàng và học viên trên website bán khoá học trực tuyến là vấn đề cốt lõi khi bạn vận hành việc kinh doanh khoá học online.

Khác với với việc quản lý trung tâm đào tạo truyền thống, tức là các trung tâm mở lớp học trực tiếp tại trung tâm, học sinh đến trung tâm và tham gia lớp học. Việc học online có một số đặc trưng khác biệt so với quản lý trung tâm thông thường.

Đối với các khoá học online thì học viên là người chủ động việc học, nên bạn không cần quan tâm đến việc điểm danh và bảo lưu, bạn cũng không cần quan tâm đến việc theo dõi học phí của học viên (vì đặc thù của kinh doanh giáo dục online là trả học phí trước khi bắt đầu học).

Thời buổi công nghệ 4.0 không ai còn quản lý học viên bằng excel nữa, nhưng phần  mềm nào mới là công cụ quản lý học viên đắc lực, tính năng nào của phần mềm quản lý trung tâm, quản lý trường học mới xứng đáng  để bạn bỏ tiền đầu tư.

Tình trạng Quản lý học viên các lớp học online

Ở đây chúng ta đang nói đến việc quản lý thông tin về học viên, họ chính là "thượng đế" của chúng ta, người bỏ tiền để mua khoa học online trên website đào tạo mà bạn xây dựng. Còn việc quản lý học viên trong lớp học đồng bộ (lớp học qua phần mềm như Hoola Meet, Zoom, Google Meeting,...) khi giáo viên cần thu hút sự chú ý của học viên và tăng tương tác với học viên là một chủ để khác.

Xem thêm: 5 cách quản lý lớp học trực tuyến hiệu quả

Vậy hiện nay các trung tâm giáo dục đào tạo đang gặp phải những khó khăn gì khi quản lý học viên khách hàng.

• ĐỐT TIỀN quảng cáo nhưng không đo lường/ phân tích được hiệu quả thực của từng chiến dịch
• Mất khách hàng vào tay đối thủ, nhân viên nghỉ việc mang theo data
• Không chăm sóc kịp thời, bỏ sót thông tin học viên gây lãng phí
• Chỉ tập trung tìm kiếm khách hàng mới, tỷ lệ học viên trung thành thấp, ngại bán lại cho học viên cũ
• Không có cơ sở để đánh giá nhu cầu học viên, không quản lý được data học viên, nhân viên nghỉ mang theo data
• Quay cuồng và mất rất nhiều thời gian tổng hợp, lập báo cáo, đánh giá hiệu quả chiến dịch.

Quản lý học viên là gì?

Đây là quá trình cơ sở giáo dục quản lý số lượng và thông tin cần thiết về học viên tại cơ sở của mình.

Bên cạnh việc quản lý chương trình giảng dạy, chất lượng giảng dạy, cơ sở vật chất,… việc quản lý học viên là công việc tốn thời gian và nhân công. Dạy và học online  trên website học trực tuyến theo phương pháp quản lý truyền thống có rất nhiều bất cập.

Quản lý học viên học offline và  online khác nhau như thế nào

Một số khó khăn khi quản lý học viên trực tuyến có thể kể đến như là:

• Không cập nhật thông tin thời gian thực
• Không đồng bộ với các thông tin khác trên website như học viên học khoá học nào
• Không theo dõi được quá trình học viên học online
• Cần một công cụ khác để gửi tài liệu tham khảo, như group zalo, group facebook, nền tảng lưu trữ,...
• Cần công cụ bổ trợ để thực hiện các bài kiểm tra

Đối với trung tâm đào tạo truyền thống đào tạo offline, có một số khác biệt đối với đào tạo online

• Quản lý thu học phí

Đối với các Trung tâm đào tạo thông thường, tức là tổ chức lớp học tại trung tâm. Thì việc làm sao để biết học sinh lớp X hay Y đã hoàn thành học phí hay chưa. Bạn sẽ mất rất nhiều thời gian nếu quản lý theo phương thức truyền thống.

• Chức năng điểm danh – đánh giá học viên

Ngoài những tính năng kể trên, phần mềm còn rất hữu ích khi tích hợp được thêm cả tính năng điểm danh, quản lý chuyên cần của học viên, lưu trữ thông tin đánh giá của giáo viên, học viên. Để từ đó có thể đưa ra những giải pháp cụ thể. Đồng thời cũng giải quyết việc sắp xếp, chuyển lớp cho những học sinh có nhu cầu đổi lớp.

Tính năng của Phần mềm quản lý học viên

Tuỳ thuộc vào nhu cầu quản lý của các Trung tâm online hay offline, tuỳ thuộc vào mô hình đào tạo mà việc quản lý học viên, quản lý khách hàng yêu cầu các tính năng sau với một phần mềm quản lý học viên.

• Quản lý khách hàng: Lưu lại thông tin khách hàng, lưu lại lịch sử tư vấn, lưu trữ file mềm (nếu có)…
• Quản lý thu học phí: Quản lý học phí cần thu và còn nợ của từng học viên, tính năng đặt cọc, in hóa đơn trực tiếp trên phần mềm,…
• Điểm danh và quản lý đánh giá học viên: Tính năng điểm danh, quản lý chuyên cần của học viên, lưu trữ thông tin đánh giá của giáo viên/học viên,…
• Quản lý khóa học và lớp học: Quản lý các khóa học, lớp học, quản lý thời khoá biểu, xếp lớp cho học viên,…
• Quản lý bảo lưu: bảo lưu khóa học, bảo lưu học phí,…
• Cấp chứng chỉ
• Thông báo nhắc nhở tiến trình học tập
• Hệ thống báo cáo: báo cáo doanh thu, báo cáo chi phí và các báo cáo khác theo yêu cầu của trung tâm.

Hiện nay chúng ta đang thấy trên thị trường có rất nhiều  phần mềm hỗ trợ việc quản lý học viên với nhiều cách gọi khác nhau như: Phần mềm quản lý học viên, Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo, Phần mềm quản lý học sinh/sinh viên, Phần mềm quản lý học tập, Phần mềm quản lý trường học, Phần mềm quản lý giáo dục,... bao gồm cả Các phần mềm quản lý học viên miễn phí. Nhưng mục đích cuối cùng vẫn là đáp ứng các tính năng nêu phía trên.

Hoola hơn cả một phần mềm quản lý học viên

Là một nền tảng tạo website kinh doanh khoá học trực tuyến, Hoola không đơn thuần là phần mềm quản lý học viên. Quản lý học viên các lớp học online hay học viên các lớp học offline chỉ là một tính năng trong hệ sinh thái học tập online Hoola.

Và cũng bởi Hoola là một hệ thống học tập và kinh doanh khoá học online tích hợp all-in-one nên đương nhiên Hoola có các công cụ quản lý học viên mà không yêu cầu các nhà đào tạo phải sử dụng các công cụ riêng lẻ khác.

Các tính năng quản lý học viên có thể kể tên như là:

• Bảo mật thông tin học viên
• Giáo viên có thể quản lý lớp học một cách dễ dàng qua các báo cáo, thống kê và lịch sử học tập trên hệ thống.
• Theo dõi tiến trình học của học viên, lưu lại bài học và thời điểm học đang học dở, học viên quay lại sẽ được đưa lại đúng thời điểm đã rời đi.
• Bài kiểm tra cuối khoá, chấm điểm học viên.
• Gửi email chiến dịch cho các nhóm học viên, khách hàng
• Tìm kiếm học viên qua bất kỳ thông tin nào: Họ tên, email, số điện thoại, số điện thoại, mã chuyển khoản, mã kích hoạt, mã đơn hàng,...
• Trung tâm thông báo thời gian thực: Thông báo mọi hoạt động trên website (học viên đăng ký, đơn hàng, thanh toán, ...) cho quản trị viên.
• Thông báo giỏ hàng, thanh toán, tương tác comment, thời gian diễn ra lớp live,... cho học viên.
• Tạo thông báo tuỳ chỉnh cho học viên hoặc một nhóm vai trò trên trang (khuyến mãi, chính sách...)
• Tặng điểm thưởng khi học viên mua khoá học hoặc giới thiệu khoá học cho bạn bè.
• Cho phép học viên mua khoá học bằng điểm thưởng để kích thích học viên cũ mua khoá học mới. Hoặc cho phép học viên chuyển điểm thưởng giữa các học viên, kích thích giới thiệu khoá học.
• Cấp chứng chỉ cho học viên
• Báo cáo học viên, đơn hàng, doanh thu
• Hỗ trợ chuyển đổi học viên và khoá học từ nền tảng khác
• Forum cộng đồng học viên
• ...