Xu hướng tổ chức sự kiện trực tuyến lên ngôi

Liệu có phải do ảnh hưởng bởi dịch bệnh trong năm 2020 mà người ta bắt buộc phải tổ chức sự kiện trực tuyến?

Năm 2020 giông tố đã qua, nhưng cũng là năm chứng kiến những sự kiện không có tiền lệ. Các sự kiện lớn nhỏ được tổ chức online hết sức thành công.

Năm 2021 điều gì sẽ chờ đợi chúng ta?

Những sự kiện trực tuyến ấn tượng năm 2020

One World: Together at Home

Hãy bắt đầu với Lady Gaga, nữ ca sĩ cá tính này đã tổ chức một show ca nhạc hết sức hoành tráng trên YouTube với hơn 20 triệu người theo dõi.

Sự kiện được WHO phối hợp tổ chức với ca sĩ Lady Gaga đã gây tiếng vang lớn, và đã kêu gọi được 127 triệu USD cho công tác phòng chống dịch bệnh Covid-19.

Microsoft's Build Developer Conference

Sự kiện Build 2020 sẽ được Microsoft tổ chức trực tuyến và miễn phí tham gia cho người tham dự. Đây là 1 điều hết sức tuyệt vời đối với các nhà phát triển, người quan tâm sự kiện thường niên này. Trước đây, để tham dự sự kiện này, vé tham dự cho 3-4 ngày sự kiện vào khoảng 2.000$.

Ngoài ra, thông tin thêm nếu bạn quan tâm, Microsoft công bố hiện Microsoft Teams đã vượt mốc 75 triệu người dùng ứng dụng này mỗi ngày.

Show thời trang Giorgio Armani thu đông 2020

Show giới thiệu bộ sưu tập Thu Đông 2020 tại tuần thời trang Milan vào chiều 23/2, dài 17 phút. Ngoài website của hãng, show được phát trực tiếp trên Instagram và Facebook. "Quyết định này nhằm bảo vệ sức khỏe của các khách mời, tránh để họ tới không gian đông đúc. Khi xem tin tức, chúng tôi hiểu mọi thứ đang trở nên nghiêm trọng", đại diện của Armani nói.

Apple's Big Iphone Event

Trong năm 2020, Apple đã tuyên bố sẽ tổ chức các sự kiện trực tuyến và họ đã làm thế. Apple đã giới thiệu các sản phẩm mới online như: đồng hồ Apple Watch và iPad mới vào tháng 9/2020, iPhone 12 vào tháng 10/2020...

Có những loại sự kiện nào có thể tổ chức trực tuyến?

- Tổ chức một hội thảo/ hội nghị khách hàng trực tuyến

- Họp đại hội cổ đông trực tuyến

- Ra mắt sản phẩm mới hoặc demo sản phẩm trực tuyến

- Tổ chức các buổi workshop, webinar, hướng dẫn kỹ năng trực tuyến

- Phỏng vấn trực tuyến một người có ảnh hưởng trong ngành của bạn

- Tổ chức một loạt các khóa học online cho khách hàng

- Tổ chức chương trình ca nhạc, giải trí trực tuyến để tri ân khách hàng

- Gameshow online

-...

Còn nếu bạn vẫn đang thắc mắc có nên tổ chức hội thảo trưc tuyến hay không, thì đọc cái này nhé!

Ưu việt của hội thảo trực tuyến so với hội thảo truyền thống.

Những vấn đề nào cần quan tâm khi tổ chức sự kiện trực tuyến?

• Ý tưởng tổ chức sự kiện trực tuyến sáng tạo
• Xác định loại hình sự kiện phù hợp với hình thức tổ chức trực tuyến
• Lựa chọn nền tảng công nghệ phù hợp với sự kiện trực tuyến
• Đừng tiết kiệm chi phí đầu tư vào thiết bị.

KINH NGHIỆM THỰC TẾ

Dưới đây là những kinh nghiệm thực tế từ khách hàng của Hoola.vn khi tổ chức sự kiện trực tuyến.

Các vấn đề hậu cần luôn là mối quan tâm số 1 của đơn vị tổ chức.

Để không phải trả giá đau thương bằng tiền túi và uy tín, hãy tham khảo những kinh nghiêm tổ chức hội thảo trực tuyến sau:

Lập kế hoạch chu đáo

Cho dù là sự kiện lớn hay nhỏ, online hay offline thì đều cần đến một chiến lược rõ ràng. Đầu tiên hãy bắt tay vào việc lên mục tiêu lớn (key goal) và chủ đề chính, sau đó triển khai chi tiết hơn các hoạt động dựa theo chủ đề đó. Bạn càng lên kế hoạch sớm bao nhiêu thì mọi thứ càng trở nên dễ dàng và trơn tru hơn về sau.

Trước khi tổ chức một sự kiện trực tuyến, hãy đảm bảo bạn trả lời được các câu hỏi sau:

• Bạn sẽ mang tới trải nghiệm gì cho khách mời?
• Các nội dung sẽ được nhìn thấy ở đâu?
• Các truy cập vào sự kiện sẽ được kiểm soát hay hoàn toàn tự do?
• Khi nào là thời điểm thích hợp nhất để sự kiện diễn ra?
• Có nên yêu cầu đăng ký tham dự sự kiện từ trước?
• Bạn sẽ truyền thông cho sự kiện thế nào?
• Bạn sẽ kết hợp làm việc với những đối tác nào để tổ chức sự kiện?
• Mọi người vẫn có thể truy cập vào sự kiện ngay cả khi nó đã kết thúc?
• KPI và dữ liệu mà bạn đặt ra và tracking theo là gì?

2. Lựa chọn đúng thời điểm

Bất kể quy mô hay nền tảng nào thì việc lựa chọn đúng thời điểm để tổ chức sự kiện cũng đều rất quan trọng. Trước khi thông báo thời gian chính thức tới khách mời, hãy thử dành thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng để đảm bảo rằng không có sự kiện nào tương tự diễn ra trong cùng thời điểm, hoặc trùng với kỳ nghỉ lễ, lễ hội nào đó.

Nếu bạn tổ chức một sự kiện với quy mô toàn cầu, bạn cũng cần cân nhắc vấn đề múi giờ. Hãy lựa chọn khung thời gian thuận tiện nhất cho tất cả các khách mời. Trong trường hợp không thể sắp xếp thời gian phù hợp cho tất cả mọi người, vậy thì hãy đảm bảo rằng tất cả các nội dung đều có thể được truy cập sau khi sự kiện kết thúc. Hoặc bạn có thể cân nhắc phương án lên kế hoạch cho nhiều phiên họp và nhiều sự kiện khác nhau dành cho từng múi giờ khác nhau.

Hãy đọc các chỉ số phân tích để biết rằng nhóm công chúng mục tiêu của mình thường online giờ nào. Và để chắc chắn hơn, bạn có thể làm một cuộc khảo sát thăm dò ý kiến trước khi lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện.

3. Quảng bá sự kiện

“Cứ làm đi rồi họ sẽ đến” (Build it and they will come) sẽ bị cho là ảo tưởng, nhưng “Cứ truyền thông đi rồi họ sẽ đến” (Promote it and they will come) thì ngược lại, chắc chắn sẽ đem tới kết quả trong thực tế. Đặc biệt là khi bạn tạo ra những ưu đãi/lợi ích đủ tốt cho khách mời.

Hãy tìm ra những điểm khác biệt nhất, nổi bật nhất của sự kiện mà bạn sẽ mang tới cho những người tham dự. Đó có thể là một diễn giả nổi tiếng, những chia sẻ thực tế về kinh nghiệm, kỹ năng, một cơ hội hiếm có để mở rộng network,… Dù là gì đi chăng nữa, thì cũng hãy đảm bảo rằng những thông điệp này được truyền đi một cách rõ ràng và rộng rãi theo kế hoạch truyền thông của bạn.

Thông tin chi tiết về sự kiện qua email hoặc các trang mạng xã hội. Nếu bạn định chạy quảng cáo, hãy tiếp cận đối tượng mục tiêu một cách có chiến lược, dưới hình thức phù hợp nhất.

Tận dụng các nền tảng mạng xã hội để quảng bá: Tạo bài viết đếm ngược trên Instagram Stories, tạo Sự kiện trên Facebook với đầy đủ thông tin giới thiệu về sự kiện. Đăng tải thông tin sự kiện của bạn lên một số trang chuyên về tổ chức sự kiện, truyền thông, marketing hoặc các trang có liên quan tới chủ đề của sự kiện để không bỏ lỡ bất cứ khách hàng nào.

Đừng quên, diễn giả hoặc người nổi tiếng sẽ tham dự sự kiện chính là những kênh truyền thông hiệu quả và có tầm ảnh hưởng nhất. Vì vậy hãy nhờ các diễn giả đặt nhẹ một chiếc link liên quan tới sự kiện để mọi người có thể dễ dàng tìm hiểu thông tin và đăng ký tham dự.

4. Chuẩn bị sẵn phương án cho các sự cố kỹ thuật

Nếu xảy ra sự cố về kỹ thuật, đồng nghĩa với toàn bộ sự kiện trực tuyến sẽ bị gián đoạn.

Vậy nên trước khi sự kiện bắt đầu, hãy kiểm tra đường truyền mạng nơi bạn tổ chức, đồng thời nhắc các diễn giả kiểm tra luôn kết nối của họ. Chuẩn bị các phương án dự phòng cho hình ảnh, các bài thuyết trình phòng khi các file bị lỗi hoặc không tải lên được.

Nhờ rằng trong nhóm khách mời của bạn không phải ai cũng ‘sành’ công nghệ. Hãy phân tích trước một số lỗi hoặc khó khăn mà khách mời có thể gặp phải trong quá trình tham dự sự kiện online, sau đó tổng hợp lại thành một hướng dẫn FAQs và gửi trước cho khách mời. Nếu bạn có một đội ngũ hỗ trợ trực tiếp thì càng tốt, nhưng cũng vẫn phải đảm bảo rằng người tham dự biết nên hỏi ai và ở đâu nhé!

5. Đảm bảo khách mời dễ tiếp cận nội dung

Cũng giống như sự kiện trực tiếp, các sự kiện ảo (virtual event) cũng cần có được tầm nhìn bao quát và khả năng truy cập dễ dàng. Hãy đảm bảo rằng ngôn ngữ truyền tải rõ ràng, font chữ đủ lớn, màu sắc trên màn hình hợp lí, không gây mỏi mắt khi phải nhìn trong thời gian dài.

Chuẩn bị đầy đủ hình ảnh và chú thích đối với file ghi âm và phần mô tả đối với các file hình ảnh.

6. Khuyến khích tương tác

Công thức đơn giản như sau: Nếu bạn tạo ra nhiều cơ hội cho sự tương tác, khách mời chắc chắn sẽ tham gia. Tại sao ư? Đó chính là cảm giác được nhìn thấy trực tiếp “kết qủa” cho sự tương tác của bản thân.

Ví dụ đơn giản: Yêu cầu người xem gửi câu hỏi trong các phần bình luận hoặc thông qua một công cụ trò chuyện có sẵn. Mọi người sẽ có xu hướng đặt câu hỏi xoay quanh chủ đề được đưa ra và chờ đợi xem họ có được phản hồi hay không. Trong trường hợp này, hãy đảm bảo rằng bạn có một người phụ trách trả lời câu hỏi của khách mời.

Thực tế trên nền tảng trực tuyến luôn có sẵn các tính năng tương tác. BTC có thể khuyến khích khách mời tham gia các câu hỏi khảo sát nhỏ hoặc trả lời câu đố vui liên quan tới chủ đề. Ghi nhận những câu hỏi, yêu cầu từ phía người tham dự và đưa ra gợi ý, câu trả lời. Hoặc đơn giản là gọi tên các khách mời mỗi khi họ xuất hiện trên màn hình lớn. Cuối sự kiện, đừng quên khuyến khích khách mời để lại phản hồi (feedback) và cảm nhận chung về sự kiện để BTC có thể cải thiện và mang tới trải nghiệm tốt hơn trong những sự kiện tiếp theo.

KẾT LUẬN

Trên đây là tất cả những thông tin được tổng hợp lại về sự kiện ảo (sự kiện trực tuyến). Hi vọng với những thông tin trên, các doanh nghiệp, công ty và cá nhân tổ chức sự kiện có thể nắm bắt được phương thức tổ chức loại hình sự kiện, dù không mới, nhưng đã và đang định hình trở thành xu hướng & hứa hẹn sẽ bùng nổ trên phạm vi toàn cầu trong tương lai tới đây – Virtual Event!