Hướng dẫn xây dựng kế hoạch đào tạo đơn giản cho doanh nghiệp

“If you fail to plan, you are planning to fail.” - Benjamin Franklin

Nếu bạn không lên kế hoạch thì bạn đang chuẩn bị để thất bại!

Tại sao việc lập kế hoạch đào tạo lại quan trọng như vậy?

Lập kế hoạch đào tạo là việc đưa các vấn đề liên quan đến đào tạo nhân sự cạnh nhau, để xem xét, đánh giá và cân đối. Các vấn đề đó là: đối tượng được đào tạo, nội dung đào tạo, kinh phí, phương thức thực hiện, nơi đào tạo và kết quả cần đạt được.

Lập kế hoạch đào tạo cho phép nhà quản lý nắm được tổng quan tình hình để ra quyết định.

Lập kế hoạch để nhân viên và lãnh đạo xem xét các vấn đề liên quan đến đào tạo hợp lý và chưa hợp lý. Ví dụ như thời lượng dài hay ngắn, kiến thức quá chuyên sâu hay chưa đủ sâu...

Lập kế hoạch để đội ngũ nhân viên và ban lãnh đạo biết được cách thức mà chương trình đào tạo đạt đến mục tiêu đã đề ra. Họ cũng biết được kinh phí tương ứng với chất lượng và thời lượng của khóa học

Lập kế hoạch để rõ ràng nhiệm vụ ai làm gì, giúp cho chương trình đào tạo được tiến hành thuận lợi và thành công.

Lập kế hoạch để có những chuẩn bị tốt nhất cho chương trình đào tạo về nhân lực, tài liệu, chi phí...

Lập kế hoạch cũng giúp cho việc đánh giá kết quả đào tạo được khách quan và chính xác.

Các bước lập kế hoạch đào tạo nhân sự

Đánh giá nhu cầu đào tạo/ xác định nhu cầu đào tạo

Có nhiều cách để đánh giá nhu cầu đạo tạo, chúng tôi đã nêu chi tiết vấn đề này 4 Bước phân tích nhu cầu đào tạo cho doanh nghiệp.

Lựa chọn phương pháp đào tạo

Căn cứ vào dữ liệu của phân tích nhu cầu đào tạo nhân sự, ngân sách dự trù cho đào tạo và thời gian biểu của người được đào tạo để quyết định phương pháp đào tạo nhân viên.

Doanh nghiệp lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp:

1. On the job training - Hướng dẫn trực tiếp
2. Luân phiên thay đổi công việc
3. Tham gia hội thảo
4. Tham gia học khóa đào tạo phù hợp
5. Tổ chức các buổi training ở cấp độ đội nhóm, hoặc phòng ban

Vấn đề quan trọng nằm ở chỗ, người lập kế hoạch đào tạo phải xác định được thế nào là một kế hoạch tối ưu cho doanh nghiệp. Họ phải biết được cần phải đầu tư ở đâu và tiết kiệm ở đâu. Người đó phải đánh giá được vấn đề nào cần ưu tiên để hiệu quả đào tạo là tối ưu cho lợi ích của doanh nghiệp.

Đào tạo trực tuyến đang chứng minh sự ưu việt so với các phương pháp đào tạo khác. Nó hiệu quả hơn, thuận tiện hơn, tiết kiệm hơn và rẻ hơn.

Nền tảng cho phép doanh nghiệp tự xây dựng hệ thống đào tạo trực tuyến

Mấu chốt ở đây là, lập kế hoạch cho đào tạo trực tuyến dễ dàng hơn rất nhiều. Vì ưu điểm thuận tiện tham gia khóa học từ bất kỳ đâu và bất kỳ khi nào. Người lập kế hoạch đào tạo không cần đau đầu sắp xếp thời khóa biểu cho một lượng lớn nhân viên nữa. Nhân viên có thể chủ động hoàn toàn thời gian tham gia lớp học.

Thời lượng chương trình đào tạo

Thời lượng chương trình học phụ thuộc vào nội dung cần đào tạo nên không có gì phải bàn cãi nhiều. Điều quan trọng ở đây là thời lượng này được phân bổ như thế nào để nhân viên có thể tham gia đào tạo thường xuyên, không phải đánh đổi thời gian làm việc và thời gian đào tạo.

Đánh giá chất lượng sau đào tạo

Phương án đánh giá hiệu quả chương trình đào tạo cũng cần được lên kế hoạch và được phê duyệt trước.

Người lập kế hoạch có trách nhiệm đảm bảo rằng khóa đào tạo nhân sự giúp công ty đạt được mục tiêu đào tạo đã đề ra.

Khâu đánh giá sau quá trình đào tạo thường không được quan tâm, bởi lẽ, đa số các quan điểm cho rằng: “Đã lên kế hoạch trước khi đào tạo rồi thì cứ theo đó thực hiện” Tuy nhiên, việc này sẽ mang lại những lợi ích sau:

Việc đánh giá sau khi đào tạo giúp cấp quản lý đo lường mức độ tiếp thu và phản hồi của nhân viên. Sau quá trình học, chắc hẳn sẽ có nhiều ý kiến được đưa ra – nhân viên là những người đánh giá khách quan nhất chất lượng dạy và học, ví dụ: mảng kiến thức nào là cần thiết, mảng nào cần bỏ đi, cách học có phù hợp hay không,… Sau khi nhận những phản hồi này, công ty sẽ có căn cứ để cải thiện nội dung của các khóa đào tạo nội bộ.

Sau mỗi lần học, việc cập nhật phản hồi, sự tương tác của người học sẽ giúp lên tinh thần cho nhân viên và giảng viên liên quan trực tiếp đến việc học. Nếu không có bước này, nhân viên dễ rơi vào trường hợp học “đối phó” vì không có bước kiểm tra, đánh giá sau khóa học. Nếu thực hiện việc kiểm tra để đo lường chất lượng và lên kế hoạch cho các khóa sau, nhân viên mới có thêm động lực cố gắng tiếp thu kiến thức.

Một số tiêu chí cần có khi lập kế hoạch đào tạo:

Bản kế hoạch đào tạo sẽ khác nhau phụ thuộc vào nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp . Không tồn tại một mẫu kế hoạch đào tạo đúng cho nhiều doanh nghiệp. Có quá nhiều yếu tố quyết định nội dung của bản kế hoạch. Có thể là bản kế hoạch đào tạo nội bộ nếu doanh nghiệp không sử dụng dịch vụ đào tạo nhân sự.

Cụ thể, rõ ràng

Bất kỳ ai khi nhìn vào cũng phải biết được nó là gì, tại sao và để làm gì và làm như thế nào?

Dễ dàng đo lường

Chẳng hạn như các tiêu chí phải đo lường được, thời lượng cũng phải là con số để mọi thứ thật tường minh và dễ hiểu.

Phù hợp mục tiêu tổng thể

Trong quá trình xây dựng kế hoạch luôn lấy mục tiêu tổng thể làm kim chỉ nam để quyết định xem  làm như thế nào?

Có kế hoạch ngắn hạn và dài hạn

Xây dựng kế hoạch đào tạo dài hạn và ngắn hạn riêng biệt nhưng thống nhất về nội dung.

Đảm bảo đủ các thông tin:

– Tên chương trình đào tạo nhân sự

– Các mục tiêu cần đạt được sau khi kết thúc chương trình

– Các đối tượng trực tiếp tham gia vào chương trình đào tạo

– Các nhân sự, phòng ban tham gia chương trình đào tạo

– Nội dung đào tạo, hình thức đào tạo nhân sự chính

– Thời gian, địa điểm, chi phí tổ chức đào tạo

– Các điều kiện, chú ý khi tổ chức chương trình đào tạo (Nếu có thể, các yêu cầu đối với học viên cũng cần được nêu rõ. Các cam kết và ràng buộc nhất định đối với học viên và doanh nghiệp.)

Tài liệu đào tạo cần được nghiên cứu đánh giá và phê duyệt trước khi xây dựng kế hoạch đào tạo nhân sự.

Tạm kết

Xây dựng kế hoạch đào tạo là điều kiện tiên quyết nếu muốn tổ chức chương trình đào tạo nhân sự thành công.

Nhờ có khâu lập kế hoạch đào tạo nhân sự, chất lượng của các khóa đào tạo sẽ được nâng cao, đồng thời, tinh thần của nhân viên khi tham gia khóa học cũng trở nên nghiêm túc và chủ động hơn. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu trước khi đào tạo và nghiệm thu ngay sau mỗi khóa đào tạo.