Số Hóa Nội Dung Là Gì? Lợi Ích, Tầm Quan Trọng Của Số Hóa Trong Đào Tạo Nội Bộ

Số hóa nội dung là một trong những xu hướng được doanh nghiệp đón đầu trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Thế nhưng, không phải ai cũng hiểu rõ được số hóa nội dung là gì và lợi ích của nó trong đào tạo nội bộ. Chính vì thế, Hoola sẽ cung cấp tới bạn toàn bộ thông tin quan trọng về số hóa nội dung đào tạo nhân viên, mời bạn cùng tham khảo.

Số hóa nội dung là gì?

Số hóa nội dung là quá trình các nội dung được chuyển hóa thành dạng video, hình ảnh, file tài liệu hoặc các định dạng kỹ thuật số tương ứng khác cho nội dung cần truyền tải.
Mặc dù được hình thành từ sớm nhưng giai đoạn phát triển của số hóa nội dung tại Việt Nam được tính từ khi đại dịch Covid-19 hoành hành. Đó là lúc mà các hoạt động kinh tế bị ngưng trệ, số hóa nội dung đã trở thành công cụ đắc lực giúp vận hành hệ thống tại doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, trường học,…
Ở thời điểm hiện tại, các doanh nghiệp, công ty, tổ chức,… luôn cố gắng đón đầu làn sóng số hóa nội dung mạnh mẽ. Hơn thế, nó còn trở thành một phần không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức hoạt động nội bộ cho công ty.

Lợi ích của số hóa nội dung mang đến cho doanh nghiệp

Số hóa nội dung mang tới cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích như:

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Số hóa nội dung được biết tới là giải pháp tối ưu giúp tiết kiệm chi phí đào tạo nội bộ. Chỉ cần đầu tư một lần, mọi thao tác và hoạt động sẽ đi vào khuôn khổ và được tự động hóa, đảm bảo sử dụng liên tục và bền vững.
Bên cạnh đó, nó còn giúp tránh hao phí nguồn lực. Điều này thể hiện ở việc bộ phận đào tạo không cần bỏ ra quá nhiều thời gian và công sức để thực hiện hướng dẫn cho từng nhân viên nữa.

Tăng khả năng tiếp cận

Các nội dung hiện nay được số hóa sẽ có khả năng truyền tải và tiếp cận dễ dàng hơn đến với mọi người. Theo đó, quy trình làm việc và các dữ liệu liên quan đều được phân định, riêng biệt hóa rõ ràng theo từng phòng ban, tránh sự trùng lặp chức năng như hình thức đào tạo truyền thống.
Hơn nữa, công nghệ 4.0 lên ngôi và xu hướng sử dụng smartphone đã khiến hoạt động đào tạo nội bộ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Tăng năng suất và hiệu quả

Thông thường, một quy trình đào tạo nội bộ sẽ mất khoảng 12 phút để nhân viên tìm kiếm tài liệu và chứng từ lưu trữ. Tuy nhiên, nếu nội dung được số hóa thì công việc này chỉ mất vài giây.
Nhờ đó, số hóa nội dung mang tới hiệu quả cao trong việc lưu hành thông tin nội bộ. Hơn nữa, tính năng bảo mật vẫn được đảm bảo, thậm chí còn an toàn hơn so với phương pháp lưu trữ truyền thống.

Những khó khăn khi số hóa nội dung đào tạo nhân viên

Số hóa chương trình đào tạo nhân viên vẫn còn tồn tại một số thách thức như:

• Thiếu hụt trang thiết bị và năng lực chuyên môn: Thực tế có rất ít công ty, đơn vị có đủ nguồn lực để số hóa nội dung chuyên nghiệp. Điều này khiến cho các doanh nghiệp dễ mắc sai sót trong quá trình thực hiện chuyển đổi dữ liệu thông tin. Do đó, nguồn lực con người và trang thiết bị là những yếu tố doanh nghiệp cần bỏ ra nhiều để đạt hiệu quả cao.
• Nguy cơ rủi ro về vấn đề bảo mật: Nếu không bảo mật tốt, dữ liệu có thể bị sao chép và chỉnh sửa trái phép. Để tránh điều này xảy ra, doanh nghiệp cần sở hữu đội ngũ chuyên gia IT giỏi để thường xuyên nắm bắt và kiểm soát tốt tình hình.
• Đồng bộ hóa: Việc triển khai sử dụng cơ sở dữ liệu phải đào tạo đồng bộ và có hệ thống để tất cả mọi người có thể sử dụng được tài liệu số đúng phương pháp và đúng nguyên tắc.

Những lưu ý khi số hóa nội dung đào tạo

Để quá trình số hóa được tối ưu và triển khai thành công trong đào tạo nội bộ, doanh nghiệp cần lưu ý một số điều dưới đây:

• Cần tìm hiểu kỹ mức độ số hóa trong môi trường hiện tại và đánh giá các mối đe dọa có thể xảy ra trong tương lai.
• Phát triển tầm nhìn về cách thu hút khách hàng và đạt được tăng trưởng có lợi nhuận bằng các công nghệ kỹ thuật số.
• Thiết kế các kế hoạch khai thác các nguồn giá trị tốt nhất từ số hóa, thêm liên kết và tăng cường liên kết trong chuỗi trải nghiệm khách hàng.
• Chuyển đổi cách tiếp cận mới để phù hợp với môi trường, thời đại.
• Phát triển đội ngũ nhân viên, ban quản lý để thực hiện số hóa hiệu quả hơn.

Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến số hóa nội dung. Để triển khai đào tạo nội bộ hiệu quả, số hóa nội dung là điều quan trọng và cần thiết được triển khai. Bên cạnh đó, bạn có thể ứng dụng nền tảng Hoola vào trong thực tiễn đào tạo nội bộ để có thể dễ dàng triển khai các bài giảng, đồng thời thường xuyên giám sát tình trạng học tập và đánh giá hiệu quả đào tạo trực quan nhất.