5 phương pháp quản lý dự án hiệu quả nhất hiện nay

Để dự án công việc của doanh nghiệp luôn được vận hành hiệu quả, không thể bỏ qua việc áp dụng phương pháp quản lý dự án hiệu quả. Hãy cùng Hoola tìm hiểu 5 phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay trong bài viết này nhé!

Phương pháp quản lý dự án Agile

Agile là phương pháp quản lý theo nguyên tắc phân đoạn vòng lặp, tăng trưởng. Đây hiện được xem là phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất, vì chúng vận hành linh hoạt nên ứng dụng được rất nhiều quy trình phát triển phần mềm.

Ưu điểm

Dễ thay đổi

Vì dự án sẽ được chia ra các phần nhỏ, không phụ thuộc vào nhau nên có thể dễ dàng thay đổi ở các giai đoạn bất kỳ.

Không yêu cầu nắm rõ mọi thông tin từ đầu

Đối với dự án chưa xác định rõ mục tiêu cụ thể cuối cùng, thì Agile là phương pháp khá phù hợp để áp dụng vào mô hình quản lý.

Dễ dàng bàn giao

Nhà quản lý phải tiến hành kiểm tra theo từng phần nhỏ để xác định và khắc phục các vấn đề nên phương pháp này hỗ trợ công việc bàn giao sẽ diễn ra nhanh chóng hơn.

Quan tâm đến đóng góp của khách hàng

Khách hàng, người dùng có thể đóng góp ý kiến, phản hồi vì vậy sẽ tạo ảnh hưởng tích cực đến với kết quả cuối cùng.

Cải tiến liên tục

Agile rất quan tâm đến phản hồi của người dùng, nhân viên. Các sản phẩm được phản hồi sẽ được tiến hành kiểm tra để cải thiện chất lượng tốt hơn.

Nhược điểm

Khó lên kế hoạch

Dự án công việc sẽ được chia nhỏ, mỗi phần thời gian thực hiện đều khác nhau dẫn đến khó khăn khi xác định thời gian bàn giao là lúc nào.

Cần hướng dẫn và đào tạo chi tiết

Agile là phương pháp khá phức tạp, bạn cần được đào tạo chi tiết và hướng dẫn trước khi áp dụng phương pháp này. Yêu cầu sự hợp tác cao, người sử dụng Agile bắt buộc phải tích cực tham gia thì phương pháp này mới có thể hoạt động tốt được.

Ít các tài liệu hướng dẫn

Vì phương pháp này thường xuyên thay đổi, vậy nên tài liệu hướng dẫn cho chúng hầu như là không có.

Cần chi phí cao

Phương pháp Agile cần chi phí khá cao để thực hiện.

Phương pháp Agile phù hợp với dự án nào?

Agile đem lại sự thay đổi trong cách thức làm việc, quản lý và sản xuất ở nhiều ngành thuộc lĩnh vực công nghiệp, giúp kinh doanh đạt chất lượng hiệu quả cao. Tuy vậy, phương pháp này sẽ chỉ phù hợp với các dự án yêu cầu sự linh hoạt cao hoặc chưa nắm chắc về mục tiêu cuối cùng. Để áp dụng thành công phương pháp này, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Thành viên trong tổ chức dự án phải phối hợp, giao tiếp thật tốt với nhau. Từ đó giúp nhóm có thể thấu hiểu khách hàng, hợp tác tốt và đảm bảo tiến độ làm việc nhanh chóng.
• Đảm bảo tính tự chủ trong công việc để các nhóm dự án có thể tự vận hành một cách suôn sẻ.
• Các hoạt động cần module hoá thông qua các nhóm liên chức năng. Nhóm này sẽ lấy khách hàng làm trung tâm, làm việc với tốc độ cao và đạt chất lượng hiệu quả.

Phương pháp quản lý bằng Waterfall

Waterfall là phương pháp dựa trên quy trình làm việc nối tiếp lần lượt. Mục tiêu dự án sau khi được xác định, các nhóm sẽ được phân công việc cụ thể và mỗi nhóm được đảm nhiệm một phần của dự án. Các bộ phận sẽ vận hành theo quy trình liên tiếp nhau một cách tuần tự.

Ưu điểm:

Dễ hiểu và dễ sử dụng

So với Agile, Waterfall được xem là dễ hiểu, dễ sử dụng hơn. Vì phương pháp này có quy trình được xác định, triển khai rõ ràng vậy nên dễ dàng phân phối dự án và phân bổ chi phí. Waterfall còn giúp bạn quản lý thông qua việc các mục tiêu, kế hoạch đã được xác định rõ ràng. Điều này cho phép bạn dễ dàng theo dõi tiến độ dự án, hiệu quả công việc.

Không phát sinh nhiều vấn đề

Vì mô hình này phù hợp với các dự án nhỏ, vì thế sẽ không phát sinh ra nhiều vấn đề khác trong quá trình triển khai thực hiện.

Nhược điểm

Độ thích ứng thấp

Vì phương pháp này chỉ cho phép bạn làm việc theo khung kế hoạch đã được đặt ra từ trước. Sẽ là vấn đề nan giải nếu trong quá trình thực hiện dự án, các nhà quản lý phải đối mặt với các vấn đề bất ngờ phát sinh.

Bỏ qua phản hồi khách hàng ở các bước sau

Waterfall hoạt động theo trình tự nên nếu nhu cầu người dùng phát sinh khi dự án đã sang giai đoạn khác sẽ gây tốn kém thời gian, chi phí của các bên.

Thử nghiệm sau khi kết thúc quá trình thực hiện

Với phương pháp này, việc thử nghiệm sẽ nằm ở bước cuối cùng. Vậy nên dự án không đạt hiệu quả, bạn sẽ phải bắt đầu lại từ đầu.

Phương pháp Waterfall phù hợp với dự án nào?

Waterfall sẽ phù hợp ứng dụng trong các dự án có thời gian thực hiện chặt chẽ, hoặc đã được thực hiện nhiều lần và hạn chế vấn đề phát sinh khi thực hiện. Nên được sử dụng trong việc quản lý sản xuất sản phẩm cần tuân thủ chính xác theo các đơn đặt hàng.

Để sử dụng thành công phương pháp này cần:

• Đội nhóm phụ trách dự án có trình độ, kinh nghiệm làm việc.
• Phù hợp với dự án mà khách hàng có yêu cầu cụ thể ngay từ đầu, ít thay đổi. Làm việc theo mô hình truyền thống hoặc e ngại thay đổi khi thực hiện dự án.
• Doanh nghiệp nắm vững về sự phát triển của công nghệ.

Phương pháp quản lý dự án LEAN

LEAN được xem là mô hình tinh gọn áp dụng với những doanh nghiệp tập trung vào việc tạo giá trị cho khách hàng, lược bỏ những lãng phí trong quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ. Thông qua quá trình cải tiến liên tục để rút thời gian và tăng khả năng sử dụng nguồn lực sẵn có.

Ưu điểm

Giảm chi phí

Phương pháp này giúp cho doanh nghiệp giảm bớt được chi phí nhà kho và nhân công quản lý. Hỗ trợ giảm thiểu thời gian thừa, sản phẩm bị lỗi, hàng tồn kho,... trong quá trình sản xuất.

Tăng năng suất và sự linh hoạt

Khi áp dụng loại mô hình này, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được thời gian sản xuất, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng.

Cải thiện về chất lượng sản phẩm

Vì LEAN vận hành quy trình sản xuất theo mô hình work cell nên dây chuyền sẽ di chuyển đến từng bộ phận, giúp công nhân dễ dàng xác định những phần bị lỗi trước khi sản xuất số lượng sản phẩm lớn.

Cổ vũ tinh thần làm việc

Nhân viên sẽ được tham gia đóng góp vào quá trình cải tiến chất lượng sản phẩm. Từ đó nâng cao tinh thần và đẩy nhanh quá trình làm việc hiệu quả hơn.

Cải thiện tương tác với khách hàng

Trong quá trình làm việc, bạn cần trao đổi giao tiếp với khách hàng thường xuyên để quan tâm trải nghiệm của họ đối với sản phẩm.

Nhược điểm

Vấn đề cung ứng

Vì số lượng hàng tồn kho ít, LEAN sẽ cần phụ thuộc nhiều vào các nhà cung ứng. Khi các nhà cung ứng gặp vấn đề thì dây chuyền sản xuất sẽ bị ngưng lại làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất.

Chi phí vận hành cao

Nếu ứng dụng LEAN vào doanh nghiệp, các hệ thống máy móc cũ trước đó cần tháo gỡ toàn bộ. Doanh nghiệp sẽ cần thiết lập lại mọi thứ, tốn kém nhiều chi phí vận hành doanh nghiệp.

Thiếu sự đồng lòng của nhân viên

Nhiều nhân viên sẽ chưa quen với phương pháp làm việc mới này và gây cản trở những người khác làm việc.

Khách hàng không hài lòng

Các vấn đề trong chuỗi cung ứng, giao hàng đều sẽ ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng.

Phương pháp LEAN phù hợp với dự án nào?

Bản chất của LEAN là loại trừ lãng phí, tập trung tạo thêm giá trị cho khách hàng nên thường sẽ được áp dụng trong các ngành công nghiệp truyền thống, cung cấp dịch vụ,... các doanh nghiệp sẽ cần LEAN trong các trường hợp:

• Hàng tồn kho được tích luỹ trong dự trữ luôn bình ổn.
• Các sản phẩm đang sản xuất bị tồn kho.
• Chất lượng và khả năng thông tin kém.
• Ít đạt được mục tiêu sản xuất.
• Nhiều chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất.
• Dịch vụ sóc khách hàng chưa tốt.
• Doanh thu dự án chênh lệch nhiều.
• Nhiều sai sót trong hồ sơ, thông số kỹ thuật sản phẩm, tài liệu.
• Nhà cung ứng chất lượng sản phẩm chưa cao hoặc thanh toán chậm.
• Tồn kho nhiều nhưng lại thiếu những nguyên liệu khác.
• Chu kỳ sản xuất dài.
• Thủ tục hành chính phức tạp.
• Nhiều khâu chưa cần thiết trong quy trình.
• Chưa giao được nhiều hàng đến nhiều khách hàng.
• Có các khu vực riêng làm nơi chứa hàng tồn đọng.
• Sản phẩm bị hư hại ở quá trình vận chuyển.
• Nhân viên mang lại ít giá trị cho doanh nghiệp.

Phương pháp quản lý dự án Kanban

Kanban là phương pháp trình bày dưới dạng bảng, giúp bạn có thể dễ dàng xem được từng nhiệm vụ cụ thể trong quy trình công việc. Bảng sẽ được chia nhiều cột đại diện cho từng giai đoạn của dự án, dễ dàng tuỳ chỉnh các cột theo ý muốn, yêu cầu của dự án đang thực hiện.

Ưu điểm

Công bằng

Nhiệm vụ của mọi nhân viên sẽ được trình bày lên bảng, nâng cao tính minh bạch và công bằng đối với mọi người trong công việc.

Giúp giảm tối đa chi phí và sự lãng phí

Kanban sẽ giúp doanh nghiệp quản lý được số lượng hàng tồn kho bằng hệ thống có sẵn. Hạn chế được nhiều chi phí thuê ngoài.

Giải quyết vướng mắc trong quy trình làm việc

Vì Kanban là hệ thống cột nên sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng bảng kế hoạch cho dự án với hệ thống cột và nhiệm vụ phân chia hợp lý.

Hệ thống dễ hiểu, dễ sử dụng

Đây là phương pháp có thể áp dụng ở bất kỳ ngành nghề, nhóm công việc nào.

Hệ thống phản ứng nhanh

Kanban sẽ hỗ trợ doanh nghiệp đáp ứng linh hoạt, nhanh chóng về những mong muốn, yêu cầu thay đổi liên tục của khách hàng. Phương pháp quản lý này cho phép bạn thay đổi được các công việc ưu tiên, xây dựng hoặc chuyển nhiệm vụ trọng tâm nhanh chóng.

Chú trọng vào các nhiệm vụ hiện tại

Các nhóm sẽ làm việc chuyên môn hoá nhiệm vụ, hợp tác với nhau để loại bỏ cách làm việc đa nhiệm.

Nhược điểm

Không chắc chắn

Kanban sẽ giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ nhỏ nhưng mục tiêu cuối cùng thì chưa chắc sẽ được hoàn thành.

Không nắm rõ thời gian cụ thể công việc được thực hiện

Vì Kanban chỉ cập nhập trạng thái công việc, vậy nên không thể biết rõ thời gian cụ thể công việc được thực hiện.

Yêu cầu cập nhập liên tục

Bảng Kanban cần được cập nhập liên tục để nhân viên nắm được thông tin chính xác.

Khó khăn khi quá nhiều nhiệm vụ

Kanban rất khó áp dụng nếu có quá nhiều nhiệm vụ liên quan đến nhau trong cùng một hệ thống. Điều này gây khó khăn trong việc theo dõi nhiệm vụ cho nhà quản lý.

Mất nhiều thời gian làm lại

Nếu công việc thực hiện không đạt hiệu quả, sẽ mất rất nhiều thời gian và nguồn lực để hoàn thành lại.

Phương pháp Kanban phù hợp với dự án nào?

Vì tính chất mô hình đơn giản được cải tiến liên tục, phù hợp để áp dụng vào các dự án có mức độ ưu tiên cao nên Kanban hiện đang được sử dụng phổ biến trong rất nhiều ngành nghề và lĩnh vực. Những dấu hiệu cho thấy dự án bạn phù hợp để áp dụng Kanban vào quy trình quản lý:

• Dự án cần một quy trình cải tiến liên tục, hệ thống linh hoạt giúp chỉnh sửa các hạng mục trong quá trình thực hiện
• Quy trình làm việc cần liên tục nhấn mạnh trong dự án
• Không yêu cầu áp lực cao về thời gian thực hiện
• Nhóm làm việc có thể báo cáo kết quả thường xuyên, thích cải thiện các quy trình có sẵn
• Hệ thống có sẵn dễ áp dụng Kanban
• Đặt ưu tiên hàng đầu về nhu cầu, mong muốn của khách hàng
• Doanh nghiệp đang bị đình trệ, cần phương pháp hoạt động hiệu quả hơn

Phương pháp quản lý dự án SCRUM

SCRUM là khung làm việc có vai trò hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc chia nhỏ nhiệm vụ, tối ưu quá trình theo dõi và đánh giá công việc. Các công việc sẽ thực hiện bởi nhóm liên chức năng, chia khung thời gian cố định. Phương pháp này có lẽ là một trong những khung hiệu quả nhất được sử dụng nhiều trong thế giới SaaS (dịch vụ phần mềm)

Ưu điểm

Minh bạch

SCRUM hỗ trợ các thành viên trong nhóm dự án nắm rõ về công việc của mình. Đối với các dự án lớn sẽ được chia thành từng phần nhỏ để dễ giám sát. Tính chất kiểm soát các chi phí thường xuyên giúp tiết kiệm được thời gian và ngân sách tốt hơn. Từ đó giảm thiểu sai sót trong quá trình thực hiện.

Linh hoạt

Phương pháp này giúp doanh nghiệp linh hoạt trong trường hợp khách hàng cần thay đổi hoặc mở rộng sản phẩm. Các cuộc gọi hàng ngày sẽ khắc phục được các vấn đề kịp thời và giải quyết nhanh gọn các vấn đề.

Nhược điểm

Yêu cầu về năng lực nhân sự

SCRUM yêu cầu năng lực nhân sự cao, có sự chủ động tận tâm trong công việc. Người quản lý giữ vai trò quyết định toàn bộ quá trình tiến độ của dự án. Trường hợp có thành viên rút khỏi nhóm sẽ ảnh hưởng cao đến tiến độ công việc.

Tính phù hợp

Phương pháp SCRUM không áp dụng giới hạn thời gian. Phương pháp này phù hợp với nhóm nhỏ, nhóm lớn sẽ gây ra tình trạng khó quản lý.

Phương pháp SCRUM phù hợp với dự án nào?

Mỗi doanh nghiệp sẽ tiến hành áp dụng SCRUM với những cách thức khác nhau. Đối với dự án trưởng nhóm, quản lý có vai trò như một nhà lãnh đạo tích cực và góp phần vào việc tạo động lực cho nhân viên thì đây là phương pháp phù hợp. SCRUM cũng hay được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong quá trình phát triển sản phẩm khi doanh nghiệp chưa chắc chắn rõ về mục tiêu cuối cùng.

5 cách chọn ra phương pháp quản lý dự án phù hợp với doanh nghiệp

Bước 1: Xem xét về mức độ phức tạp theo những yếu tố quan trọng

Ban quản lý sẽ cần liệt kê đánh dấu các yếu tố dự án, khách hàng, nguồn lực, thời gian, công cụ sử dụng…

Bước 2: Xem xét độ linh hoạt của môi trường doanh nghiệp

Tuỳ thuộc vào mô hình doanh nghiệp, dự án của bạn mà liệt kê lựa chọn ra loại phương pháp phù hợp mang lại kết quả tốt nhất.

Bước 3: Xác định yếu tố mang lại giá trị nhất

Doanh nghiệp cần khảo sát nhu cầu của khách hàng và chọn loại hình làm việc phù hợp nhất để đáp ứng tốt nhu cầu của họ.

Bước 4: Xác định xây dựng mục tiêu

Một phương pháp hiệu quả sẽ mang lại giá trị cao cho doanh nghiệp, vì vậy phương pháp quản lý là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu dự án.

Bước 5: Xác định về giá trị doanh nghiệp

Các phương pháp khi triển khai sẽ do nhân viên trong doanh nghiệp hoàn thành. Vậy nên hãy tận dụng nguồn lực sẵn có để chọn lựa ra phương pháp phù hợp nhất.

Trên đây là các phương pháp quản lý dự án hiệu quả mà Hoola đã chia sẻ tới bạn. Hi vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về phương pháp quản lý dự án và áp dụng thành công vào doanh nghiệp mình.

Doanh nghiệp bạn đang mong muốn đào tạo được bộ phận nhân sự chất lượng cao mang lại phát triển cho doanh nghiệp? Truy cập ngay tại website Hoola để được đội ngũ hỗ trợ tư vấn trực tiếp.