Kỹ Năng Điều Hành Cuộc Họp Hiệu Quả Cho Nhà Lãnh Đạo Chuyên Nghiệp

Để có thể dẫn dắt tổ chức đi đến thành công thì kỹ năng điều hành cuộc họp là yếu tố cực kỳ quan trọng mà người lãnh đạo cần có. Với kỹ năng này, bạn có thể tạo ra cuộc họp chất lượng để phát huy sức mạnh tập thể, hướng tới các mục tiêu chung và tạo nền móng phát triển cho doanh nghiệp. Để giúp bạn lãnh đạo cuộc họp hiệu quả, Hoola sẽ bật mí cách chủ trì một cuộc họp, mời bạn tham khảo.

Tại sao nhà lãnh đạo cần phải có kỹ năng điều hành cuộc họp?

Kỹ năng điều hành cuộc họp được hiểu là khả năng chuẩn bị, lên kế hoạch và tổ chức cuộc họp sao cho cả quá trình luôn diễn ra suôn sẻ, truyền đạt được những thông tin cần thiết tới người tham dự.
Bên cạnh đó, người lãnh đạo có kỹ năng xử lý tình huống trong hội họp còn mang tới nhiều lợi ích khác như:

• Đảm bảo mọi người tham dự cuộc họp đều nắm bắt rõ thông tin.
• Giúp thống nhất được các ý kiến của các thành viên.
• Xử lý tốt các vấn đề hiện đang còn tồn đọng.

Các nguyên tắc cơ bản để tổ chức cuộc họp thành công

Để tổ chức và điều hành thành công cuộc họp, người quản lý cần tuân thủ các nguyên tắc dưới đây:

• Cuộc họp cần phải có những mục tiêu rõ ràng: Mỗi cuộc họp đều cần được định hướng ngay từ đầu để tránh buổi họp kéo dài lan man, không có điểm dừng.
• Cuộc họp cần có một lịch trình cụ thể, rõ ràng: Để buổi họp không bị lãng phí thời gian hay kém hiệu quả thì bạn cần làm chủ thời gian. Để làm được điều đó, bạn cần kiểm soát tốt nội dung, thời lượng buổi họp đi kèm lịch trình rõ ràng.
• Cuộc họp cần đi theo một lộ trình khoa học, hợp lý: Để thông tin được truyền tải đầy đủ và rõ ràng đến người tham dự, bạn cần thiết lập một lộ trình hợp lý cho buổi họp. Cụ thể, bạn cần xác định phần mở đầu kéo dài khoảng bao lâu, ý chính nào cần triển khai và làm trong bao lâu, kết thúc khoảng thời gian nào,…

Các kỹ năng điều hành cuộc họp cho nhà lãnh đạo

Có rất nhiều kỹ năng điều hành cuộc họp mà người lãnh đạo cần phải có. Dưới đây là một số kỹ năng cơ bản và quan trọng nhất:

Kỹ năng lập kế hoạch cho cuộc họp

Sự thành công của cuộc họp phụ thuộc rất lớn vào khâu chuẩn bị. Vì nếu chuẩn bị kỹ lưỡng, buổi họp sẽ mang lại hiệu quả cao. Do đó, để làm tốt khâu chuẩn bị này, bạn cần có kỹ năng lập kế hoạch như sau:

• Xác định mục tiêu của cuộc họp.
• Xác định bối cảnh cuộc họp về cả thời gian, địa điểm lẫn thành phần tham dự.
• Chuẩn bị tài liệu bao gồm nội dung cuộc họp, thông tin cần chuẩn bị trước để thảo luận, báo cáo cần xem xét,…
• Lên nội dung cho cuộc họp về nội dung chính, trình tự công việc cần giải quyết, vấn đề trọng tâm cần thảo luận, cách thức thống nhất phương án,…

Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp

Để tổ chức và điều hành cuộc họp, người quản lý cần phải nắm được những điều sau:

• Bắt đầu buổi họp đúng giờ đã hoạch định ban đầu.
• Kỹ năng thuyết trình tốt giúp dẫn dắt cuộc họp nhịp nhàng, hiệu quả. Đồng thời, thái độ thuyết trình cần tự tin, đầy năng lượng.
• Kỹ năng giao tiếp nhằm mang tới sự tương tác tốt giữa các bên.
• Kỹ năng điều phối người tham dự bằng cách xác định vai trò của người tham dự theo chức năng cụ thể như: thư ký cuộc họp, hậu cần, đại biểu, người dự thính,…

Kỹ năng xử lý tình huống bất ngờ trong cuộc họp

Một trong những kỹ năng hội họp cực kỳ quan trọng mà ban lãnh đạo cần có đó là kỹ năng xử lý tình huống bất ngờ trong cuộc họp. Ví dụ như:

• Tình huống xung đột giữa các thành viên: Nguyên nhân thường là do những mâu thuẫn, bất đồng quan điểm. Lúc này, người lãnh đạo cần khéo léo xử lý để dập tắt xung đột bằng cách giữ cho mình 1 cái đầu lạnh cùng thái độ điềm tĩnh, khách quan. Bên cạnh đó, hãy thu hút sự chú ý của mọi người tham dự và ổn định trật tự nhẹ nhàng nhất.
• Tình huống thời gian hội họp kéo dài hơn so với dự kiến: Người quản lý cần rà soát lại một lượt các nội dung và cân nhắc nội dung nào có thể rút ngắn hoặc lược bớt.
• Tình huống cuộc họp diễn ra trầm lắng: U ám, ảm đạm là tình trạng phổ biến ở nhiều cuộc họp. Để dập tắt nó, người quản lý cần biết cách khuấy động bằng cách đưa ra các chủ đề tranh luận. Đồng thời, hãy khuyến khích giao tiếp, tương tác giữa mọi người bằng nhiều hình thức khác nhau.

Kỹ năng kết thúc cuộc họp thành công

Để kết thúc cuộc họp thành công và ấn tượng, người quản lý cần:

• Tóm tắt lại nội dung và thông điệp cuộc họp ngắn gọn, rõ ràng.
• Nếu ra các kết quả đã đạt được.
• Đưa ra đánh giá, nhận xét về buổi họp.
• Gợi mở các vấn đề được tiếp tục quan tâm.
• Giao phó trách nhiệm lên những thành viên và phòng ban, bộ phận cụ thể.

Bài viết trên đã chia sẻ tới bạn những kỹ năng điều hành cuộc họp quan trọng mà người lãnh đạo cần có. Nếu còn thiếu sót ở đâu, bạn có thể tiến hành đào tạo nội bộ qua nền tảng Hoola để tiếp tục đào tạo ra những thế hệ người quản lý tài năng, có kỹ năng xử lý tốt trong mọi tình huống. Qua nền tảng Hoola, bạn sẽ nắm rõ được điểm mạnh, điểm yếu của từng học viên, sau đó xây dựng chiến lược đào tạo bài bản, phù hợp và hiệu quả nhất.