Cách quản lý thời gian hiệu quả trong doanh nghiệp

Quản lý thời gian luôn là vấn đề mà nhà quản lý nhân sự và lãnh đạo quan tâm. Bởi thời gian tạo nên những căng thẳng về mặt tinh thần không đáng có, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất, chất lượng công việc. Trong bài viết này, Hoola sẽ chia sẻ về vấn đề quản lý thời gian trong doanh nghiệp hiệu quả.

Định nghĩa khái niệm và vai trò của việc quản lý thời gian

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian trong doanh nghiệp là một quá trình được lên kế hoạch và tiến hành thực hiện công việc với sự kiểm soát trong một đơn vị thời gian dùng trong một chuỗi các hoạt động cụ thể nhằm tăng tính hiệu quả thực hiện công việc và hiệu suất hay năng suất.

Thời gian của mỗi người là có hạn, vì vậy, nếu bạn có kỹ năng quản lý thời gian tốt thì bạn sẽ cân bằng được cuộc sống cá nhân và công việc của mình. Hiệu quả của việc quản lý thời gian sẽ không quyết định bởi hoàn thành sớm hay muộn mà là kết quả công việc đã hoàn thành.

Vai trò của việc quản lý thời gian

Quản lý thời gian giúp người lao động:

• Khai thác triệt để năng suất làm việc trong quỹ thời gian làm việc tại doanh nghiệp, tăng cao năng suất công việc.
• Phân bổ thời gian làm việc đều cho các công việc cần hoàn thành. Giúp không mất quá nhiều sức để thực hiện công việc, từ đó giảm áp lực và căng thẳng trong công việc.
• Khắc phục, hạn chế được những thói quen trì hoãn công việc.

Ý nghĩa của việc quản lý thời gian

Một trong những kỹ năng quan trọng nhất của bất kỳ chuyên gia, nhà quản lý nào chính là quản lý thời gian hiệu quả. Nó nêu lên quá trình quyết định chất lượng và số lượng thực hiện công việc, tham gia các hoạt động khác nhau trong tổ chức.

Quản lý thời gian cũng là kỷ luật để phân bổ, kiểm soát tổ chức thời gian dành cho các hoạt động nhằm đạt được kết quả tốt nhất.

Mỗi nhân viên đều cần đảm bảo thực hiện tốt những hoạt động theo mô tả công việc với thời hạn được giao. Vì vậy, nếu không quản lý thời gian hiệu quả bạn sẽ không làm tốt công việc của mình.

3 phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian 4D

4D hay còn gọi là phương pháp Do - Dump - Delegate - Defer.

• Do: Hoàn thành công việc quan trọng ngay trước mắt.
• Dump: Loại bỏ những công việc không cần thiết để tiết kiệm thời gian.
• Delegate: Giao việc cho những người có khả năng hoàn thành tốt hơn.
• Defer: Ghi chú lại những công việc chưa thể làm ngay và dành thời gian sau.

Quản lý thời gian 40 - 30 - 20 - 10

Đây được xem là phương pháp khoa học và hiệu quả nhất có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực.

• 40%: Thời gian hầu hết sẽ dành cho nhiệm vụ quan trọng.
• 30%: Thời gian dành cho nhiệm vụ quan trọng xếp thứ 2.
• 20%: Thời gian nhiệm vụ xếp quan trọng thứ 3.
• 10%: Là thời gian để kết hợp mọi thứ với nhau.

Quản lý thời gian 80/20

Quản lý thời gian 80/20 theo nguyên tắc Pareto nghĩa là 20% nguyên nhân sẽ tạo nên 80% kết quả. Giải quyết 20% công việc quan trọng nhất mà không phân tâm 80% công việc trì hoãn lại. Từ đó tạo tiền đề hoàn thành toàn bộ quy trình dễ dàng.

5 bước quản lý thời gian hiệu quả trong doanh nghiệp

Bước 1: Đặt mục tiêu và ưu tiên cho từng bước công việc.

Bước 2: Quyết định việc cần làm sao cho đạt được những mục tiêu đề ra.

Bước 3: Chuẩn bị kỹ năng, kiến thức chuyên môn cần thiết để hoàn thành tốt các bước trong kế hoạch.

Bước 4: Căn tính thời gian và lịch trình công việc, trở ngại khó khăn công việc bạn có thể gặp phải.

Bước 5: Quyết định phương pháp theo dõi.

Nguyên nhân quản lý thời gian không hiệu quả. Cách khắc phục

Nguyên nhân quản lý thời gian không hiệu quả

• Không có kế hoạch làm việc
• Không xác định được những công việc quan trọng, ưu tiên
• Không ngăn nắp
• Không biết từ chối các công việc không liên quan
• Lãng phí thời gian với những thứ vô ích
• Làm nhiều công việc cùng lúc
• Thói quen trì hoãn công việc

Các phương pháp quản lý hiệu quả thời gian trong doanh nghiệp

Sắp xếp công việc dựa trên mức độ ưu tiên

Kế hoạch công việc không nên thực hiện rập khuôn mà cần sự linh hoạt. Việc sắp xếp giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả và tránh bị rối.

Bạn cần xác định những nhiệm vụ cần thực hiện trước và sau, xây dựng list công việc dựa trên thước đo quan trọng và tiến hành. Tuỳ vào tình huống mà kế hoạch có thể kéo dài hơn dự tính ban đầu. Để khắp phục, bạn cần tạo mốc kiểm tra từ đó xác định mình đang đi đúng hướng.

Đặt mục tiêu thực hiện

Đặt mục tiêu là kĩ năng giúp bạn thôi thúc động lực buộc bản thân nỗ lực giải quyết công việc trong xuyên suốt quá trình.

Những mục tiêu đặt ra bạn cần xác định chúng là chính xác, thực hiện được và có khả năng thúc đẩy. Vì mục tiêu đặt ra không thực hiện được nghĩa là bạn đang lãng phí thời gian cũng như không hoàn thành công việc của mình. Cần tránh tình trạng bỏ cuộc giữa chừng khi gặp khó khăn, gây nên cảm giác nản trí.

Lên kế hoạch thực hiện hiệu quả

Lập kế hoạch công việc sẽ giúp giảm tối đa căng thẳng cũng như xác định rõ việc cần làm, đạt được mục đích nhanh và hiệu quả nhất.

Sử dụng hợp lý quỹ thời gian riêng của bản thân

Khi ở cương vị là nhà quản lý, bạn sẽ hay bị kéo theo những công việc liên quan đến trách nhiệm chung ảnh hưởng đến quỹ thời gian cá nhân của bạn.

Bạn cần dành thời gian quá nhiều cho công việc khác, không còn thời gian để hoàn thành kế hoạch của riêng bạn. Vậy nên, bạn cần sắp lịch trình hàng ngày hàng tuần cố định để dành riêng cho công việc của bản thân. Luôn chắc chắn rằng bạn sẽ tập trung vào nhiệm vụ mà bạn đưa ra mà không thay đổi dù xảy ra các cuộc hẹn hay vấn đề khác trong khoảng thời gian này.

Kiểm soát email hiệu quả

Email là cách để mọi người liên lạc trao đổi với nhau trong công việc, nhưng cũng sẽ làm mất nhiều thời gian của bạn nhất nếu bạn liên tục kiểm tra có email đến hay không.

Bí quyết để bạn áp dụng là một ngày nên dành khung thời gian cụ thể để kiểm tra email, phản hồi những email cần thiết. Điều này sẽ giúp bạn cập nhập được thông tin và cho phép bạn giải quyết các công việc khác liên quan đến chúng mà không ảnh hưởng thời gian làm việc.

Những kỹ năng cần có để quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian là một kỹ năng mềm thiết yếu trong cuộc sống cũng như trong công việc. Vậy cần những kỹ năng gì để cân đối quản lý thời gian luôn phù hợp, hiệu quả?

• Biết cách chia sẻ công việc với mọi người
• Sắp xếp tổ chức thứ tự ưu tiên trong công việc
• Không chậm trễ nhiệm vụ
• Lên kế hoạch cho công việc
• Quản lý áp lực công việc
• Tự đặt ra thời gian hoàn thành công việc cho bản thân

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn kiểm soát được tất cả công việc theo cách tốt nhất, tăng năng suất kết quả công việc. Quản lý thời gian cần có kế hoạch lâu dài, thực hiện nghiêm túc thì mới có hiệu quả thiết thực. Bạn hãy trở thành chuyên gia quản lý thời gian của riêng mình để đạt được những thành tựu cho bản thân trong tương lai.

Nếu bạn đang tìm hiểu về các nền tảng đào tạo nội bộ, truy cập ngay website Hoola để được đội ngũ hỗ trợ tư vấn trực tiếp.