7 lưu ý khi chuyển từ sự kiện offline sang online

Sự kiện ảo là một cách tuyệt vời để đưa sự kiện  thông thường lên mạng và phát triển thương hiệu và công việc kinh doanh. Trong bối cảnh của đại dịch Coronavirus, ngày càng có nhiều hội nghị và cuộc họp chuyển sang dạng kỹ thuật số.

Một số công ty đã chuyển đổi hoàn toàn các sự kiện offline thành online. Microsoft,  Google, Facebook đã chuyển đổi bằng cách sử dụng các buổi livestream và webinar.

Nếu bạn đang muốn chuyển các sự kiện thành sự kiện trực tuyến, bạn có thể cảm thấy quá  khó và quá nhiều việc cần làm. Sự kiện online chính xác là gì và nó có những lợi ích gì? Làm cách nào bạn có thể tổ chức một sự kiện trực tuyến và bạn cần công cụ gì để biến trải nghiệm đó thành hiện thực?

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn các mẹo để tạo sự kiện ảo, các công cụ giúp bạn thiết lập và vận hành nhanh chóng cũng như các gợi ý để tạo trải nghiệm học tập online đáng nhớ.

Sự kiện online là gì?

Sự kiện online là một sự kiện được tổ chức trên môi trường internet, quy tụ các chuyên gia hàng đầu để cung cấp nội dung về một chủ đề, giải quyết vấn đề cho khán giả.

Vậy webinar, livestrem và các khóa học online phù hợp với định nghĩa này, sự kiện online được phân biệt bởi một số yếu tố. Chúng thường kéo dài nhiều ngày và có tính cộng đồng.

Trước khi chúng ta tìm hiểu những ví dụ và cách thực hiện đó, hãy cùng tìm hiểu rõ nhu cầu của bạn là gì và sự kiện trực tuyến có thể giúp bạn như thế nào.

Sự kiện trực tuyến có thể mang lại lợi ích cho bạn như thế nào?

Tạo tập khách hàng tiềm năng

Nếu bạn giống như nhiều nhà tổ chức sự kiện, một trong những động cơ chính khi tổ chức sự kiện trực tiếp là tạo ra khách hàng tiềm năng. Nếu sự kiện của bạn đã bị hủy, hãy biết rằng bạn cũng có thể nghĩ đến các sự kiện ảo!

Phát triển một cộng đồng

Nếu kết nối với cộng đồng là mục tiêu chính của bạn khi tổ chức sự kiện trực tiếp thì bạn thật may mắn — các sự kiện online cũng là những người xây dựng cộng đồng tuyệt vời. Vì chúng giảm bớt rào cản đối với mọi người tham dự bằng cách giảm chi phí đi lại và thời gian xa nơi làm việc, các sự kiện trực tuyến mở rộng nhân khẩu học của những thành viên tiềm năng cho cộng đồng.

Các sự kiện online cũng rất tốt trong việc thu hút mọi người ngoài hội nghị. Bằng cách thiết lập các yếu tố tương tác, bạn có thể tạo một cộng đồng trực tuyến tồn tại hàng tháng và hàng năm sau mỗi sự kiện.

Tạo doanh thu

Cuối cùng, nếu mục tiêu của bạn là tạo doanh thu từ sự kiện của mình, thì các sự kiện ảo cũng có thể giúp bạn đạt được điều đó. Mặc dù việc hủy bỏ sự kiện chắc chắn phải chịu chi phí đáng kể, nhưng việc chuyển sang một sự kiện ảo một cách nhanh chóng có thể phục hồi một số tổn thất đó. Không yêu cầu thêm chi phí đặt trước địa điểm, ăn uống hoặc vận chuyển. Với tỷ suất lợi nhuận tương đối thấp để sản xuất và vận hành, việc bán vé ảo có thể giúp bạn thu lợi nhuận nhanh chóng.

Với những lợi ích này, hãy cùng tìm hiểu cách tạo sự kiện ảo tạo ra những kết quả này!

Cách biến sự kiện offline thành sự kiện online

Thiết lập nền tảng cho sự kiện online

Trước tiên, bạn cần một hội trường kỹ thuật số giúp bạn dễ dàng tiếp thị sự kiện, phân phối nội dung và giao tiếp với những người tham dự.

Bất kể chương trình sự kiện của bạn là gì, một trong những bước đầu tiên bạn có thể thực hiện để chuyển sự kiện thông thường thành trực tuyến là xây dựng trang website sự kiện.

Livestream để thu hút khán giả online của bạn

Để tạo lại các cuộc trò chuyện trực tiếp, thảo luận theo nhóm, Hỏi và Đáp trực tiếp hoặc các phiên thực hành trực tuyến, hãy sử dụng công cụ phát trực tiếp để đảm bảo các câu hỏi từ khán giả của bạn được giải quyết trong thời gian thực.

Bạn có thể sử dụng cửa sổ chat trực tuyến để kiểm duyệt câu hỏi của khán giả trước khi cho phép họ tham gia cuộc trò chuyện.

Ghi trước video chất lượng cao

Việc ghi sẵn nội dung cho phép bạn tải lên và lên lịch phân phối nội dung đó vào những thời điểm cụ thể. Điều này làm cho cuộc sống của bạn trở nên dễ dàng hơn nhiều với tư cách là một nhà tổ chức sự kiện và đảm bảo những người tham dự của bạn có trải nghiệm chất lượng cao khi học trực tuyến. Hãy xem xét một số trường hợp sử dụng hoạt động tốt với nội dung được ghi trước.

Sự kiện trực tuyến đa kênh

Nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào để đưa một sự kiện nhiều kênh lên môi trường trực tuyến. Ban tổ chức sự kiện có thể cấu trúc sự kiện thành hai phiên, mỗi kênh có nhiều phần. Những người tham dự có thể chọn một kênh khi họ đăng ký.

Tạo trải nghiệm đáng nhớ

Nỗ lực một chút để tạo ra trải nghiệm trực tuyến đáng nhớ cho những người tham dự của bạn có thể làm nên điều kỳ diệu cho sự tham gia của họ. Dưới đây là một số mẹo để mang lại cảm giác trực tiếp cho sự kiện ảo của bạn.

Quay video chào mừng

Lên kế hoạch cung cấp một video chào mừng giới thiệu sự kiện và cho những người tham dự của bạn biết điều gì sẽ xảy ra. Điều này thực sự có thể giúp thiết lập giai điệu cho sự kiện ảo của bạn và làm cho khán giả của bạn cảm thấy được kết nối. Bạn có thể ghi trước phần này hoặc bắt đầu phát trực tiếp để giới thiệu sự kiện trong thời gian thực.

Đăng ký với những người tham dự giữa các phiên
Đối với hội nghị thượng đỉnh  Amplify 2020, nhóm của chúng tôi đã phát trực tiếp giữa các phiên mỗi ngày để tóm tắt các kiến thức và hỏi đáp khán giả. Luồng trực tiếp diễn ra trong suốt bốn ngày diễn ra hội nghị và là một cách tuyệt vời để kết nối với khán giả và thông báo các ưu đãi độc quyền của.

Quản lý nội dung

Cũng như các sự kiện trực tiếp, các hội nghị thượng đỉnh trực tuyến thành công trình bày mỗi phiên như một phần của chủ đề được sắp xếp cho những người tham dự của bạn. Nếu bạn có chủ đề cho sự kiện của mình, hãy lên lịch các phiên của bạn để chúng xây dựng dựa trên nhau.

Xây dựng cộng đồng cho sự kiện ảo

Nếu mạng và xây dựng cộng đồng là những phần quan trọng trong kế hoạch sự kiện của bạn, đừng lo lắng — có nhiều công cụ có sẵn để giúp bạn thúc đẩy cộng đồng trực tuyến.

Cho dù bạn có kế hoạch tạo điều kiện cho các cơ hội kết nối hay để tương tác với những người bên ngoài sự kiện, thì đây là một số công cụ hữu ích.

Cộng đồng trên website
Hoola cung cấp tính năng cộng đồng trực tuyến được tích hợp sẵn giúp người tham dự dễ dàng giao tiếp với bạn và với nhau ngay trong nền tảng sự kiện. Bạn có thể tạo thương hiệu cho cộng đồng kỹ thuật số bằng phông chữ, màu sắc và hình ảnh của riêng mình để làm cho trải nghiệm hoàn toàn phù hợp với phần còn lại của sự kiện của bạn. Mọi người có thể xem và nhận xét về các bài đăng của nhau, thảo luận về kết quả học tập và chia sẻ các tệp như video và hình ảnh.

Nhóm Facebook
Nhóm Facebook cũng là công cụ mạnh mẽ để tạo cộng đồng sự kiện ảo. Tại Hoola, chúng tôi cũng đã sử dụng các nhóm Facebook để kết nối với những người tham dự hội nghị online của riêng chúng tôi.

Slack
Slack là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn muốn tạo điều kiện cho mạng ảo và cung cấp cho người tham dự khả năng trò chuyện trực tiếp.

Với Slack, bạn có thể tạo các kênh cho các chủ đề khác nhau hoặc các nhóm người tham dự, cho phép mọi người chọn cách kết nối dựa trên sở thích của họ. Người tham dự có thể dễ dàng vào và ra khỏi các kênh và quyết định họ muốn tham gia cuộc trò chuyện nào.

Slack cũng giúp những người tham dự dễ dàng nhắn tin cho nhau và thành lập nhóm của riêng họ, tạo ra trải nghiệm mạng kỹ thuật số phong phú.

Sử dụng các tài liệu và hướng dẫn

Cung cấp tài liệu phát tay, bảng tính là một phần của quy trình sự kiện điển hình. Bạn thực hiện những kế hoạch đó như thế nào khi chuyển sang trải nghiệm sự kiện kỹ thuật số?

Thật dễ dàng tải lên các tài liệu như PDF, bảng tính và các tài liệu bổ sung khác của phiên họp ngay vào trang web sự kiện ảo của bạn. Miễn là bạn có thể chuyển đổi các nội dung này thành các nội dung tương đương kỹ thuật số, bạn có thể chỉ định cách người tham dự có quyền truy cập vào kho tài liệu.

Mẹo: việc sử dụng các tài liệu tương tác sẽ giúp khán giả chú ý hơn tới nội dung.

Thiết lập và tích hợp các công cụ cho sự kiện online

Như chúng ta đã thấy, việc tổ chức một sự kiện trực tuyến có thể sẽ yêu cầu bạn sử dụng nhiều công cụ khác nhau. Từ thực hiện tiếp thị và quản lý email đến xử lý thanh toán và liên lạc với người tham dự, bạn sẽ muốn kết nối các điểm giữa các hệ thống của mình nhiều nhất có thể.

Rất may, Hoola tích hợp với đầy đủ ứng dụng và các nền tảng khác, giúp bạn dễ dàng điều phối hậu cần sự kiện online của mình.

Chuyển đổi sự kiện trực tiếp thành một sự trực tuyến có vẻ khó khăn. Nhưng bằng cách làm theo các mẹo này, bạn có thể có được một sự kiện online tuyệt vời tổ chức nhanh chóng mà vẫn mang lại giá trị cho những người tham dự.