4 Bước phân tích nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp

Làm sao bạn biết phương pháp đào tạo nhân viên mà mình chọn là phương pháp phù hợp nhất?

Làm sao bạn biết được nhân viên của mình sẽ học hỏi được nhiều nhất từ chương trình đào tạo đó?

Đó là lý do tại sao phải phân tích nhu cầu đào tạo. Phân tích nhu cầu đào tạo là xem nhu cầu nhân viên cần đào tạo gì để có thể thực hiện tốt vị trí công việc của họ, cuối cùng đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.

I. Bốn bước xác định nhu cầu đào tạo
Bước 1: Làm rõ mục tiêu đào tạo và kết quả cần đạt được
Bước 2: Xác định kỹ năng cần có
Bước 3: Đánh giá năng suất và đánh giá kỹ năng nhân viên
Bước 4: Xác định mục tiêu đào tạo cụ thể
II. Ví dụ
Bước 1
Bước 2
Bước 3
Bước 4
III. Lời kết

Làm thế nào để xác định được nhu cầu đào tạo? Chúng tôi xin giới thiệu quy trình phân tích nhu cầu đào tạo 4 bước, có thể được áp dụng ở mọi tổ chức.

I. Bốn bước phân tích nhu cầu đào tạo

Bước 1: Làm rõ mục tiêu đào tạo và kết quả cần đạt được

Thách thức của môi trường kinh doanh đặt ra cho doanh nghiệp trong ngắn hạn và dài hạn là gì?

Doanh nghiệp có kế hoạch phát triển trong thời gian tới như thế nào?

Doanh nghiệp cần xác định cụ thể, rõ ràng mục tiêu của mình. Có thể là mục tiêu dài hạn, ngắn hạn và đột xuất.

Dựa trên các mục tiêu đó để xác định mục tiêu đào tạo:

• Đào tạo để phục vụ mục tiêu ngắn hạn của doanh nghiệp (từ 1-2 năm)
• Đào tạo để phục vụ mục tiêu trung và dài hạn của doanh nghiệp
• Đào tạo để phục vụ mục tiêu đột xuất của doanh nghiệp
• Đào tạo để phục vụ mục tiêu phát triển cá nhân.

Bước 2: Xác định kỹ năng cần có

Rồi khi biết mục tiêu của doanh nghiệp là gì, bạn sẽ xác định được nhu cầu đào tạo. Bạn biết các kỹ năng cần có để hiện thực hóa mục tiêu đó. Có thể phân tích nhu cầu đào tạo theo:

• Nhu cầu cá nhân: Tùy thuộc vào mức độ chi tiết mà bạn muốn, nếu phân tích nhu cầu đào tạo theo nhu cầu cá nhân. Tức là kết quả phân tích bạn thấy được nhu cầu của từng cá nhân trong bức tranh chung của doanh nghiệp.
• Theo nhu cầu trung tâm, phòng ban: phát phiếu khảo sát đến các trưởng bộ phận và yêu cầu họ điền thông tin cần đào tạo vào rồi gửi lại. Như vậy kế hoạch đào tạo đã bắt đầu có một chút hơi hướng chiến lược.
• Theo nhu cầu công ty: Bộ phận đào tạo phải có điều kiện nắm được thông tin chiến lược của công ty và lên kế hoạch tập trung đào tạo về các mảng đó.
• Kế hoạch đào theo theo ý kiến phòng nhân sự: Nhu cầu đào tạo sẽ theo mô tả công việc. Nhu cầu đào tạo sẽ theo vị trí, cấp bậc và chính sách.

Bước 3: Đánh giá năng suất và đánh giá kỹ năng nhân viên

Nhân viên của doanh nghiệp có khả năng đáp ứng đến đâu các đòi hỏi của thị trường?

Bước này xác định năng lực hiện có của nhân viên, đồng thời lắng nghe nguyện vọng đào tạo của họ để biết được khoảng trống cần phải đào tạo. Khoảng trống giữa năng lực hiện tại và năng lực mong muốn, giữa hiệu suất công việc hiện tại và hiệu suất mong muốn.

Đây là việc đào tạo cho cá nhân mỗi nhân viên. Họ thấy thiếu cái gì, yếu cái gì thì ta lên kế hoạch cho họ đi học đến đó. Cách làm đơn giản: phát phiếu khảo sát rồi thu phiếu về.

Và có nhiều phương pháp khác để xác định được năng lực nhân viên hiện có: Đánh giá hiệu suất công việc, nhân viên tự đánh giá, thực hiện khảo sát, phản hồi của khách hàng, làm bài test hoặc phỏng vấn.

Bước 4: Xác định mục tiêu đào tạo cụ thể

Nhân viên của doanh nghiệp còn thiếu gì để thực hiện chiến lược của doanh nghiệp?

Kết thúc chương trình đào tạo, nhân viên cần đạt được điều gì? Thỏa mãn những yêu cầu gì? Doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng như thế nào?

Khi xác định rõ mục tiêu của doanh nghiệp. Loại năng lực cần có để đạt được mục tiêu đó. Để cân đối với nhu cầu đào tạo của mỗi cá nhân, thì việc đưa ra quyết định đôi khi khá khó khăn.

Trong hoàn cảnh đó chúng ta phải hiểu rằng, mọi quyết định đều dựa trên mục đích là sự thịnh vượng của doanh nghiệp. Chúng ta chỉ đang có tìm giải phải tối ưu cho cả nhân viên và doanh nghiệp.

II. Ví dụ

Dưới đây là một ví dụ đơn giản, áp dụng 04 bước phân tích nhu cầu đào tạo:

Công ty TNHH XNK muốn mở rộng lĩnh vực kinh doanh. Giám đốc muốn làm thêm mảng nhập khẩu thiết bị điều trị ung thư. Họ lên kế hoạch trong vòng 6 tháng sẽ bắt đầu nhập khẩu lô hàng  đầu tiên.

Vậy từ mục tiêu này họ chuyển đổi thành mục tiêu đào tạo gì?

Bước 1: Xác định mục tiêu

Họ cần tối thiểu 4 nhân viên: 01 nhân viên làm thủ tục xuất nhập khẩu, 01 nhân viên lắp đặt,  01 nhân viên bán hàng và 01 nhân viên chăm sóc khác hàng.

Bước 2: Xác định kiến thức và kỹ năng cần có

Để đạt được mục tiêu trên họ cần đào tạo nhân viên trong vòng 3-4 tháng. Cả 4 nhân viên đều phải được đào tạo về kiến thức chung về ung thư, thiết bị trong điều trị và các quy định của pháp luật liên quan.

Mỗi nhân viên đảm nhiệm 01 vị trí khác nhau nên họ phải đào tạo các kỹ năng khác nhau, tương ứng là: lập hồ sơ nhập khẩu thiết bị, quy trình lắp đặt thiết bị, kỹ năng bán thiết bị điều trị ung thư và kỹ năng sử dụng thiết bị.

Bước 3: Đánh giá năng lực hiện tại

Là một công ty xuất nhập khẩu, họ không cần đào tạo nhân viên lập hồ sơ xuất nhập khẩu, nhưng cần đào tạo kiến thức liên quan đế lĩnh vực mới.

Bước 4: Xác định mục tiêu đào tạo cụ thể

Vậy họ cần tìm hoặc thiết kế các chương trình đào tạo các kiến thức và kỹ năng còn thiếu.

Trên đây là cách xác định nhu cầu đào tạo, còn bạn đã thực sự biết lợi ích của việc phân tích nhu cầu đào tạo. Dưới đây là lý do chúng ta phải tiến hành phân tích nhu cầu đào tạo.

III. Lời Kết

Vấn đề cần chú ý, sau khi đánh giá nhu cầu đào tạo thì nhà quản lý sẽ xem xét các yếu tố bao gồm: chi phí, ngân sách, thời gian, con người để lựa chọn được phương pháp đào tạo phù hợp và lên kế hoạch đào tạo chi tiết. Vậy bước tiếp theo hết sức quan trọng là Lập kế hoạch đào tạo nhân sự.

Nói chung là chúng ta muốn tiết kiệm thời gian và nguồn lực thì phải đảm bảo rằng chương trình đào tạo phù hợp được cung cấp cho đúng đối tượng theo cách hợp lý nhất và mang lại hiệu quả cao nhất.