Quy Trình Tổ Chức Cuộc Họp Chuẩn, Chuyên Nghiệp, Hiệu Quả

Tổ chức cuộc họp là một trong những quy trình quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện tốt. Tuy nhiên, không phải tổ chức, công ty nào cũng có một quy trình tổ chức cuộc họp hiệu quả và chuyên nghiệp như mong muốn. Vậy, làm thế nào để có cách họp nhân viên chuẩn và tối ưu? Bài viết dưới đây của Hoola sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết hơn về quy trình này, cùng tham khảo nhé.

Chuẩn bị để tổ chức cuộc họp

Khâu chuẩn bị là một trong những bước cực kỳ quan trọng trong tổ chức cuộc họp. Có thể nói, nếu bạn chuẩn bị tốt thì cuộc họp ấy đã thành công đến một nửa. Dưới đây là một số việc cần làm trong khâu chuẩn bị:

Xác định mục đích cuộc họp

Bạn cần đảm bảo tất cả những người tham gia cuộc họp này đều nắm được nội dung chính của cuộc họp trước thời gian tổ chức để họ có được sự chuẩn bị tốt nhất. Bên cạnh đó, bạn cũng cần xác định được điều bạn muốn có được sau cuộc họp này một cách dễ dàng.

Thời gian và địa điểm

Trước khi tổ chức cuộc họp, bạn cần phải chốt xong địa điểm và thời gian họp cũng như việc thông báo hoàn tất đến mọi người tham dự. Bên cạnh đó, cuộc họp cần có thời gian bắt đầu và kết thúc cụ thể, tránh làm mất thời gian của nhiều người.
Trong trường hợp cuộc họp có nhiều phần, bạn cần lên chương trình cụ thể với từng phần để mỗi người tham gia đều nắm được. Ngoài ra, địa điểm cũng nên phù hợp với số lượng người tham gia.

Các thành phần tham dự cuộc họp

Bạn phải đảm bảo toàn bộ thành phần tham gia cuộc họp đều nắm rõ những thông tin về cuộc họp. Điều này giúp họ có thể chủ động chuẩn bị các tài liệu và vấn đề cần thảo luận trước. Đồng thời, bạn cũng cần chuẩn bị các tài liệu liên quan cho cuộc họp nếu cần.

Trong quá trình tổ chức cuộc họp

Sau khi có quá trình chuẩn bị kỹ, bạn cần biết cách tổ chức và điều hành cuộc họp sao cho chuyên nghiệp.

Tổ chức cuộc họp

Lúc mở đầu cuộc họp, bạn cần nêu lên kết quả mong đợi sau cuộc họp để tất cả mọi người định hình được công việc. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể nêu lại các phần của cuộc họp.
Trong khi bắt đầu cuộc họp, bạn hãy cố gắng hướng mọi người vào vấn đề chính và lưu ý không gây áp lực cho người tham gia từ những phút đầu tiên.

Điều khiển cuộc họp

Là người tổ chức cuộc họp, bạn cần phải luôn ghi nhớ được vấn đề chính cần thảo luận là gì. Trên thực tế trong quá trình cuộc họp diễn ra có rất nhiều vấn đề nhỏ nảy sinh và đi lệch. Nếu bạn đi xa vấn đề chính sẽ làm tốn thời gian mà không mang lại kết quả tích cực nào.
Ngoài ra, bạn cần biết cách khuyến khích người tham gia đóng góp ý kiến một cách sôi nổi, tích cực và tránh mâu thuẫn, gây gổ lẫn nhau. Với những phút giây giải lao, bạn cũng nên thêm vào những câu chuyện hay để giảm căng thẳng khi cuộc họp diễn ra.

Ghi lại nội dung của cuộc họp

Đây là việc làm rất quan trọng trong quy trình tổ chức cuộc họp chuyên nghiệp và hiệu quả. Bạn hãy chắc chắn rằng tiến trình cuộc họp, các thông tin và các ý kiến đóng góp đều được ghi lại cụ thể và đầy đủ nhất.
Bên cạnh đó, những điều kết luận trong cuộc họp cần thiết phải có sự đồng tình của đa số người tham dự. Ngoài ra, những đóng góp tích cực nên được tuyên dương.

Bế mạc

Bạn hãy kết thúc cuộc họp bằng việc kết luận những vấn đề chính và đánh giá cuộc họp một cách sơ bộ. Bên cạnh đó, người điều hành nên có sự cảm ơn các thành viên một cách trực tiếp khi họ đã dành thời gian tham dự cuộc họp.

Sau cuộc họp

Sau khi kết thúc cuộc họp, bạn cần theo dõi các mục tiêu hành động vì doanh nghiệp cần có sự đánh giá chính xác về hiệu quả và mục đích đạt được so với các mục đích ban đầu đặt ra. Doanh nghiệp cũng cần tổng hợp lại các kết luận cuối cùng từ cuộc họp để áp dụng triển khai hoặc gửi cho người tham dự cuộc họp.
Các lời nhận xét, câu hỏi, lời phê bình,… cần tổng kết để có thay đổi trong những lần họp tới. Các hoạt động cần kiểm soát chặt chẽ để có thể dễ dàng giám sát sự thay đổi.

Bên cạnh đó, theo các mục tiêu hành động cũng là cơ sở để bạn xây dựng một lộ trình đào tạo nội bộ bài bản cho đội ngũ nhân viên của mình với hình thức đào tạo phù hợp. Và để tiết kiệm chi phí và có thể quản lý đào tạo hiệu quả nhất, bạn có thể tham khảo nền tảng Hoola. Đây là một nền tảng đào tạo trực tuyến đa tính năng, tích hợp nhiều tính năng e-Learning chuyên biệt và hệ quản trị LMS toàn diện.

>> Xem thêm: Kỹ Năng Điều Hành Cuộc Họp Hiệu Quả Cho Nhà Lãnh Đạo Chuyên Nghiệp
Bài viết trên đã chia sẻ tới bạn thông tin về quy trình tổ chức cuộc họp chuyên nghiệp và hiệu quả. Nếu còn điều gì thắc mắc hoặc cần tham khảo thêm về nền tảng đào tạo Hoola, bạn hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ ngay nhé.