Quy Trình Làm Việc Là Gì? 11 Bước Xây Dựng Chi Tiết Hiệu Quả

Trong quá trình vận hành của doanh nghiệp, việc xây dựng quy trình làm việc giữ vai trò rất quan trọng. Thế nhưng thực tế cho thấy, rất nhiều doanh nghiệp gặp những vấn đề hoặc mất nhiều thời gian khi xây dựng quy trình công việc. Vì thế, trong bài viết dưới đây, Hoola sẽ hướng dẫn chi tiết 11 bước xây dựng quy trình làm việc công ty hiệu quả, mời bạn đọc cùng tham khảo.

Quy trình làm việc được hiểu là gì?

Quy trình làm việc là cách thức thực hiện công việc theo quy định, tiêu chuẩn đã đặt ra với mục đích là đảm bảo hoàn thành mục tiêu công việc.
Bên cạnh đó, quy trình thực hiện của doanh nghiệp có thể chỉnh sửa và bổ sung để phù hợp với tính chất của từng giai đoạn.

Chi tiết các bước thực hiện quy trình làm việc hiệu quả doanh nghiệp nên biết

Sau đây, Hoola sẽ chia sẻ chi tiết 11 bước thực hiện trong mẫu quy trình làm việc của công ty, mời bạn tham khảo:

Bước 1: Xác định nhu cầu

Trước khi xây dựng quy trình làm việc, bạn cần xác định rõ nhu cầu đó là:

• Quy trình giúp nâng cấp hệ thống tốt hơn.
• Có thể áp dụng. các tiêu chuẩn mới vào quy trình.
• Các yêu cầu từ ban lãnh đạo hoặc nhà quản lý.
• Đáp ứng nhu cầu tái cấu trúc.

Bước 2: Xác định mục đích của quy trình

Xác định mục đích của quy trình sẽ giúp bạn nắm được phương pháp, thời gian, các bước thực hiện công việc,… Để làm được điều đó, bạn cần trả lời các câu hỏi:

• Cần phải tuân thủ những gì khi thực hiện quy trình này?
• Thực sự bản chất của quy trình đó là gì?

Bước 3: Xác định phạm vi trong quy trình làm việc

Phạm vi của các quy trình trong doanh nghiệp được xác định như sau:

• Đối tượng tuân thủ và thực hiện quy trình là ai?
• Quy trình có thể điều chỉnh trong phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, cá nhân,…

Bước 4: Xác định số bước công việc cần thực hiện

Bạn cần xác định số bước công việc cần làm để quy trình làm việc được hiệu quả nhất vì:

• Số bước có thể xác định thông qua tính chất công việc.
• Số bước của quy trình không quy định cụ thể.
• Một quy trình phù hợp nên có từ 8 – 15 bước.

Bước 5: Xác định những điểm kiểm soát chính

Dựa theo nguyên tắc 80/20, bạn có thể dễ dàng xác định các điểm kiểm soát chính. Lưu ý, với nguồn lực có hạn, không đủ kiểm soát tất cả các bước thì doanh nghiệp chỉ cần thực hiện kiểm soát các điểm chính trong quy trình.

Bước 6: Xác định người thực hiện

Tiếp theo, bạn cần xác định người đảm nhiệm cho quá trình xây dựng quy trình này. Lưu ý, bạn cần tìm hiểu kỹ xem liệu rằng họ có đủ năng lực để thực hiện công việc hay không hoặc có cần phân thêm người phụ trách chính, người hỗ trợ cho các bước đó hay không.

Bước 7: Xây dựng tài liệu hướng dẫn về việc tuân thủ và sử dụng

Quy trình tiến hành làm việc cần có tài liệu giải thích từ ngữ viết tắt, định nghĩa, thuật ngữ,… để người đọc có thể hiểu được. Ngoài ra, bạn cần chú thích rõ các biểu mẫu, quy định, thông tin đi kèm thuộc phần nội dung nào quy trình.

Bước 8: Xác định phương pháp kiểm soát quy trình làm việc

Nhà quản lý cần phải nắm rõ các phương pháp kiểm soát quy trình làm việc nhằm đảm bảo năng suất làm việc của quy trình tốt nhất. Đồng thời, đó cũng là cơ sở để đưa ra các giải pháp cải thiện hệ thống làm việc phù hợp nhất.
Khi xác định phương pháp kiểm soát quy trình, bạn cần quan tâm đến các yếu tố sau:

• Các bước cần thực hiện kiểm tra là gì?
• Những điểm chính nào cần tiến hành kiểm tra?
• Người kiểm tra là đối tượng nào?
• Tần suất kiểm tra trong quy trình thực hiện việc làm của công ty.

Bước 9: Xác định điểm cần thử nghiệm và kiểm tra

Bạn cần xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm sau đây:

• Xác định xem các công việc có đang thực hiện theo đúng quy định hay không.
• Doanh nghiệp tiến hành thử nghiệm công việc trước khi đưa vào thực hiện chính.
• Kiểm tra thường xuyên quá trình thực hiện tiến hành công việc.
• Đo lường tính thực thi của quy trình làm việc này.

Bước 10: Mô tả các bước thực hiện công việc

Trong bước này, bạn cần mô tả cách thức làm việc cụ thể trong từng bước để nhân viên thực hiện. Nếu các bước diễn giải quá phức tạp, bạn có thể tham khảo thêm tài liệu hướng dẫn đi kèm.

Bước 11: Hoàn thiện định nghĩa và các tài liệu đi kèm

Trong bước cuối cùng này, bạn cần hoàn thiện 2 phần:

• Phần định nghĩa giúp giải thích toàn bộ từ viết tắt và thuật ngữ sử dụng trong quy trình.
• Phần tài liệu đi kèm sẽ xác định những biểu mẫu kèm theo hoặc mã số của biểu mẫu.

>> Xem thêm: 10 Cách Quản Lý Công Việc Hiệu Quả Cần Ghi Nhớ Giúp Đạt Kết Quả Tốt

Bài viết trên đã cùng bạn tìm hiểu về quy trình làm việc là gì và cách xây dựng sao cho hiệu quả nhất. Bên cạnh việc triển khai quy trình làm việc trên, doanh nghiệp cũng nên tiến hành đào tạo nội bộ để nâng cao chuyên môn, trình độ của đội ngũ nhân viên. Lúc này, nền tảng đào tạo trực tuyến Hoola được xem là sự lựa chọn tối ưu nhất hỗ trợ doanh nghiệp trong cả tiến trình đào tạo. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ thêm về nền tảng đào tạo Hoola bạn nhé.