Bí Quyết Phân Chia Công Việc Trong Nhóm Hiệu Quả Cho Nhà Quản Trị

Phân chia công việc trong nhóm là một trong những kỹ năng quan trọng mà người quản trị cần phải có. Tuy nhiên, để phân chia hợp lý và đạt hiệu quả cao thì đó là điều không hề dễ dàng. Vì thế, bài viết dưới đây của Hoola sẽ chia sẻ tới bạn mẹo phân chia công việc trong nhóm hiệu quả nhất, mời bạn đọc cùng tham khảo.

Hiểu đúng về phân chia công việc là gì

Phân chia công việc là hoạt động phân tích, sắp xếp và phân chia nhiệm vụ hoặc quyền hạn cho từng thành viên khi thực hiện công việc. Đây cũng là việc rất quan trọng trong công tác quản lý mà người quản trị cần quan tâm.
Trong đó, người chịu trách nhiệm giao nhiệm vụ trong nhóm cần đảm bảo sự minh bạch và phù hợp để nâng cao hiệu suất công việc cũng như gắn kết các thành viên trong nhóm. Bên cạnh đó, người quản trị cần phải có trách nhiệm hỗ trợ đủ nguồn lực, phương tiện để các thành viên thực hiện công việc.

Tầm quan trọng của phân công nhiệm vụ là gì?

Đối với người phân công

Những lợi ích mà phân chia công việc mang tới cho người phân công đó là:

• Điều hòa và giảm các áp lực công việc.
• Có nhiều thời gian hơn để tiến hành làm những việc khác.
• Nâng cao khả năng kế thừa của đội ngũ nhân lực trong doanh nghiệp.
• Xử lý công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Xây dựng lòng tin đối với đội ngũ nhân viên.
• Xây dựng sức ảnh hưởng bản thân đối với đội nhóm trong doanh nghiệp.
• Thể hiện năng lực cá nhân so với đội nhóm.

Đối với người được phân công

Về phía người được phân công, phân chia công việc sẽ mang tới các lợi ích sau:

• Bản thân họ sẽ có nhiều cơ hội để cải thiện kỹ năng và phát triển chuyên môn tương ứng với công việc.
• Có được sự hài lòng khi công việc hoàn thành xong xuôi.
• Giúp nâng cao giá trị bản thân hơn.
• Mang tới nhiều cơ hội chinh phục và thử thách bản thân.
• Có cơ hội nhận thêm nhiều công việc và nâng cao tinh thần làm việc.
• Giúp họ hiểu được nhu cầu của bản thân và tạo tinh thần chịu trách nhiệm với mọi nhiệm phụ được bàn giao.

Các bí quyết giúp phân chia công việc cho nhân viên hiệu quả nhất

Đưa ra các mục tiêu công việc rõ ràng

Để phân chia công việc hiệu quả, người quản lý cần biết đưa ra mục tiêu công việc rõ ràng. Điều này giúp cho người được phân công hiểu được mục đích của công việc và tập trung vào các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu.
Ngược lại, nếu công việc không được xác định mục tiêu rõ ràng, hiệu quả làm việc có thể sai lệch và không đúng hướng.

Hiểu rõ vai trò và tìm hiểu thế mạnh của đội ngũ người lao động

Trước khi phân chia công việc cho người lao động, quản lý cần hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của từng nhân viên, đặc biệt là kỹ năng và thế mạnh của họ. Hơn nữa, hiểu rõ thế mạnh của từng người lao động sẽ giúp quản lý có thể phân công công việc phù hợp với kỹ năng và năng lực của họ.

Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên

Mỗi công việc đều có mức độ quan trọng và khẩn cấp khác nhau. Do đó, trên cương vị là người quản lý, bạn cần có sự phân tích và phân công phù hợp.
Ngoài ra, bạn nên ưu tiên các nhiệm vụ cấp thiết và có thể phân bổ thời gian hoàn thành hợp lý. Điều này giúp giảm thiểu tình trạng quá tải cho các nhân viên và đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ.

Xem xét sở thích của các nhân viên

Trước khi phân chia công việc, bạn cần hiểu rõ sở thích của từng nhân viên. Vì bàn giao công việc đúng sở thích của họ sẽ giúp tăng động lực lẫn hứng thú để hoàn thành công việc tốt hơn.
Bằng cách phân công công việc với sở thích và thế mạnh, công ty có thể tận dụng tối đa tài năng của nhân viên và đạt kết quả tốt hơn trong công việc.

Chia nhóm trên tiêu chí đảm bảo sự kết nối giữa các nhóm công việc

Đây là cách phân chia công việc trong nhóm hiệu quả mà bạn nên áp dụng. Khi chia nhóm, các thành viên sẽ được bàn giao nhiệm vụ cụ thể và mỗi nhiệm vụ sẽ có mối liên kết với nhau để đạt mục tiêu chung.

Điều phối công việc linh hoạt

Điều phối công việc linh hoạt được hiểu là khả năng thích nghi và thay đổi phương án khi gặp tình huống bất ngờ khi tiến hành công việc. Khi có vấn đề xảy ra, bạn cần đánh giá rõ ràng để hiểu nguyên nhân gốc rễ và giải quyết vấn đề tốt hơn. Qua đó, bạn sẽ xem xét lại nguồn nhân lực và đảm bảo đội ngũ nhóm của mình đủ năng lực để giải quyết mọi vấn đề.

>> Xem thêm: 10 Cách Quản Lý Công Việc Hiệu Quả Cần Ghi Nhớ Giúp Đạt Kết Quả Tốt

Hoola đã chia sẻ tới bạn những bí quyết phân chia công việc hiệu quả nhất hiện nay. Bên cạnh phân chia công việc, bạn nên tiến hành đào tạo nội bộ để đội ngũ nhân viên có đầy đủ các kỹ năng chuyên môn quan trọng, giúp hoàn thành công việc tốt nhất.