Cách tính chi phí đào tạo của doanh nghiệp và làm sao để tiết kiệm chi phí?

Đội ngũ nhân viên luôn biến động, nên nhu cầu đào tạo luôn tôn tại. Vậy nên việc lập ngân sách cho đào tạo hàng năm là việc phải làm.

Thông thường, các doanh nghiệp phải làm một bước gọi là "Phân tích nhu cầu đào tạo", làm cơ sở xây dựng kế hoạch đào tạo nhân lực và dự trù chi phí.

Cách tính chi phí đào tạo của doanh nghiệp

Bước đầu tiên là xác định mức ngân sách đào tạo tham chiếu.

Bạn cần dựa trên các số liệu thống kê đáng tin cậy hoặc tham khảo các doanh nghiệp cùng lĩnh vực và quy mô. Bạn sẽ nắm được ngân sách cho đào tạo nhân sự trung bình nằm trong khoảng nào. Căn cứ vào đó bạn quyết định mức kinh phí cho đào tạo nhân lực.

Dưới đấy là một số phương pháp tính toán ngân sách cho đào tạo nhân viên mà bạn có thể tham khảo:

Tính toán ngân sách đào tạo trên mỗi nhân viên

Ngân sách đào tạo cho mỗi nhân viên không có một con số tiêu chuẩn. Một số ngành không phụ thuộc nhiều vào con người, trong khi các ngành khác hoàn toàn dựa trên đội ngũ nhân viên. Hoặc có những công việc rất ổn định, còn các công việc khác lại thường xuyên thay đổi nhân sự.

Nhu cầu đào tạo thay đổi theo kinh nghiệm và vị trí công việc. Dù sao thì việc so sánh dựa trên số tiền đào tạo chi cho mỗi nhân viên là rất khó.

Phương pháp này hiệu quả khi bạn có một kế hoạch đào tạo cực kỳ chi tiết.

Tính toán ngân sách đào tạo theo phần trăm doanh thu

Tiếp theo, chúng ta có thể dự tù ngân sách đào tạo dựa trên tổng doanh thu. Số liệu này cũng phải chịu những biến động nhất định. Sử dụng phương pháp này xảy ra trường hợp: 2 công ty có nhu cầu đào tạo khác nhau nhưng vì doanh thu bằng nhau nên đưa ra số tiền chi cho đào tạo nhân lực như nhau.

Ngoài ra, để tăng độ chính xác khi ước tính chi phí đào tạo, người ta có thể đưa ra con số trung bình cho mỗi ngành nghề.

Mối tương quan giữa doanh thu và đào tạo cũng là một chỉ số đáng quan tâm. Nó liên kết đào tạo với kết quả kinh doanh. Khi đó, nếu doanh thu tăng, thì ngân sách cho đào tạo cũng đáng được rót thêm.

Tính toán khoản chi cho đào tạo nhân viên theo lương

Theo cách tính này, ngân sách đào tạo phụ thuộc tổng ngân sách chi lương. Khi lương tăng thì ngân sách cho đào tạo cũng tăng. Nó phản ánh trực tiếp nhu cầu đào tạo và nhu cầu về nguồn nhân lực.

Tính toán chi phí đào tạo theo kết quả đào tạo

Vì vậy, hãy xem xét điểm dữ liệu thứ tư – ngân sách đào tạo như là một phần trăm của kết quả đào tạo.
Hãy tưởng tượng rằng tổ chức của bạn có kết quả cụ thể mang tính chiến lược để đạt được trong 12 tháng tới như tăng doanh thu, nhiều khách hàng mới, giảm chi phí, v.v.

Bạn có thể xem xét trong tổ chức của mình, một số kết quả có thể đạt được thông qua các sáng kiến do doanh nghiệp dẫn dắt như cải tiến quy trình, phát triển dịch vụ mới hoặc tăng chi tiêu cho marketing.

Khi doanh nghiệp có sự tăng trưởng nhất định. Cùng với sự cải thiện trong kinh doanh, một phần của những kết quả đó là từ đào tạo. Đó có thể là kỹ năng bán hàng tốt hơn, cải thiện kỹ năng chuyên môn hoặc năng suất công việc cao hơn.

Doanh thu phụ thuộc càng nhiều vào đội ngũ nhân viên thì ngân sách đầu tư cho đào tạo cần cần phải tăng.

Đào tạo là đầu tư vào cải thiện nguồn nhân lực, nó giống như một khoản đầu tư cho phần mềm, marketing hoặc vào máy móc nhiều hơn.

Cách cắt giảm chi phí đào tạo

Tiết kiệm chi phí đào tạo nhân viên dễ hay khó?

Tiết kiệm chi phí đào tạo nhân viên ngay từ khâu tuyển dụng

Tuyển dụng “đúng người, đúng việc” giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí đào tạo nguồn nhân lực.

Doanh nghiệp cần tuyển dụng những ứng viên đáp ứng được tối thiểu 80% yêu cầu công việc. Nhân sự được chọn lọc giúp cho việc đào tạo hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

Cắt giảm chi phí đào tạo bằng cách sử dụng các phương pháp đào tạo nội bộ

Có hai phương pháp đào tạo nội bộ giúp tiết kiệm chi phí là:

• On-the-job training hay còn gọi là cầm tay chỉ việc
• Tổ chức các lớp đào tạo do nhân viên của công ty trực tiếp đào tạo

Đào tạo nội bộ tận dụng được các tài nguyên có sẵn về con người và cả trang thiết bị.

Tiết kiệm chi phí đào tạo nhân lực bằng cách sử dụng phương pháp đào tạo trực tuyến

Đào tạo nhân lực trực tuyến cũng có hai hình thức cho doanh nghiệp lựa chọn:

• Tổ chức đào tạo dạng webinar
• Nhân viên tham gia khóa đào tạo nhân sự online. Họ chỉ việc đăng nhập và xem các video bài giảng.

Ứng dụng công nghệ tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả thì hết sảy. Có một giải pháp tuyệt vời là tự xây dựng hệ thống đào tạo nội bộ trực tuyến.  Doanh nghiệp chỉ cần một khoản chi phí nhỏ để có được hệ thống đào tọa nội bộ online chuyên nghiệp.

Hoola.vn là một nền tảng như vậy. Bạn có thể tham khảo các tính năng của Hoola tại đây.

Lời kết

Cho dù lựa chọn phương pháp nào để tính toán chi phí cho phát triển nhân lực thì doanh nghiệp cũng phải có quy định về chi phí đào tạo và quy trình đào tạo nhân viên rõ ràng. Một hệ thống đào tạo nhân lực mạnh sẽ đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.