Nằm lòng quy trình và sơ đồ quản lý nhân sự hiệu quả chuẩn từ A đến Z

Việc quản lý nhân sự làm sao cho hiệu quả luôn là vấn đề đau đầu của các doanh nghiệp. Bởi nhân viên là những nguồn lực quan trọng liên quan đến sự phát triển của công ty. Hãy cùng Hoola tìm hiểu về quy trình và sơ đồ quản lý nhân sự chi tiết nhất trong bài viết này nhé!

Quy trình quản lý nhân sự là gì?

Quản lý nhân sự hay quản trị nguồn nhân lực (HR management) là việc lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nhân sự và phát triển nguồn nhân lực đó sao cho hiệu quả, nó đem lại một phần quan trọng trong sự thành công của bất kì một hệ thống nào. Nếu các bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự thông minh, hợp lý thì sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được tình hình nhân sự và phát triển nguồn nhân lực tốt, phát triển nhân viên gắn kết với mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Tại sao doanh nghiệp cần quy trình quản lý nhân sự?

Nếu không có một quy trình cụ thể rõ ràng, rất có thể sẽ gặp nhiều vấn đề bất cập xảy ra và gây ra hậu quả ảnh hưởng đến công ty. Bởi việc quản lý chưa bao giờ là đơn giản. Đặc biệt đối tượng quản lý là con người. Vì vậy việc có quy trình quản lý nhân sự hợp lý sẽ trực tiếp giúp doanh nghiệp:

• Lựa chọn đúng nhân viên và giảm thiểu chi phí tuyển dụng nhân viên.
• Đánh giá năng lực của nhân viên và phát triển chuyên môn phù hợp.
• Duy trì được một môi trường làm việc tốt, hiệu quả.
• Xử lý những tranh chấp nội bộ.
• Duy trì chi phí quản lý của doanh nghiệp.
• Cập nhập mức lương mới nhất.
• Cơ cấu tổ chức nhân sự.

Sơ đồ về quy trình quản lý nhân sự chuẩn

Tuỳ thuộc vào từng đặc thù loại hình công ty và ngành nghề sẽ có các quy trình, cách thức quản lý nhân sự khác nhau để đưa ra sơ đồ quy trình của từng công ty có thể khác nhau. Tuy nhiên, quy trình quản lý nhân sự ở bất kỳ công ty nào cũng sẽ có các khung chính. Các doanh nghiệp sẽ dựa trên khung xương này để căn chỉnh phù hợp với loại hình doanh nghiệp và quy trình làm việc của công ty mình.

Tuyển dụng

Tuyển dụng là bước đầu tiên trong quy trình quản lý nguồn nhân lực. Tuỳ thuộc vào nhu cầu của công ty và vị trí tuyển dụng mà yêu cầu tuyển dụng sẽ được tuỳ biến. Thứ tự triển khai bước tuyển dụng thường theo khung sau:

• Lên kế hoạch tuyển dụng và xác định cách thức tuyển dụng.
• Lên kế hoạch cho thời gian và địa điểm để tuyển dụng.
• Tìm kiếm ứng viên phù hợp.
• Đánh giá và tuyển chọn ứng viên.
• Hỗ trợ giúp nhân viên mới hoà nhập với môi trường công ty.

Đào tạo, phát triển trình độ nguồn nhân lực

Sau khi tuyển dụng được ứng viên phù hợp sẽ tiến hành đào tạo nhân viên, phát triển và hoạch định bước tiến cho nguồn nhân lực mới. Các công ty nên đầu tư vào quá trình đào tạo để có đội nhóm nhân viên mới chất lượng có trình độ cao và được đào tạo bài bản. Từ đó, nâng cao khả năng của công ty trên thị trường.

Các chính sách, chế độ trong công ty

Nhân viên sẽ luôn thắc mắc và quan tâm tới các chế độ và chính sách trong công ty. Vì điều đó thể hiện sự quan tâm của công ty đối với nhân viên. Mỗi công ty đều sẽ có những chế độ khác nhau, nhưng nên có đủ, bao gồm về đời sống tinh thần thoải mái và lợi ích vật chất hợp lý. Đây được xem là mấu chốt quan trọng trong mối quan hệ giữa công ty và nhân viên. Đồng thời, cũng là điểm thu hút để giữ chân và kêu gọi nguồn nhân lực tài năng tới làm việc và mong muốn gắn bó lâu dài với công ty.

Hệ thống văn bản nội bộ

Hệ thống văn bản nội bộ trong công ty bao gồm các quy chế, quy trình, quy định nhằm để phân công nhiệm vụ, xử phạt và khen thưởng, quản lý nhân viên… Hệ thống này được tạo ra để giúp nhân viên hiểu rõ về yêu cầu công ty, trách nhiệm của cá nhân từ đó điều chỉnh hành vi trong quá trình làm việc.

Xây dựng, phát triển văn hóa doanh nghiệp

Đây là yếu tố quan trọng cần được chú ý đến trong quá trình xây dựng doanh nghiệp. Văn hoá doanh nghiệp thể hiện tinh thần thần và giá trị quan điểm của doanh nghiệp đấy. Doanh nghiệp cần luôn nắm chắc quan điểm kinh doanh, quản lý doanh nghiệp, đánh giá môi trường, động lực chung của cá nhân để xây dựng và phát triển văn hoá doanh nghiệp. Từ đó, thống nhất quy tắc ứng xử cá nhân trong doanh nghiệp, các phong trào, hình thức…

Quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

Từ lâu, tiêu chuẩn ISO đã trở thành chuẩn mực mà mọi doanh nghiệp đều hướng tới để nhằm tối ưu bộ máy vận hành, nâng cao năng lực cạnh tranh. Trong công tác trị nguồn nhân lực, triển khai và áp dụng thành công, duy trì hiệu lực của bộ tiêu chuẩn ISO chính là chìa khoá giúp doanh nghiệp mở cửa cho sự hội nhập quốc tế, thúc đẩy nền móng xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh.

7 Bước chuẩn hoá quy trình quản lý nhân sự ISO

Bước 1: Phân tích và xác định thực trạng quy trình quản lý nhân sự tại doanh nghiệp

Để tiến hành chuẩn hoá quy trình quản trị nhân sự thì đầu tiên doanh nghiệp cần xác định được tổ chức và công tác quản lý nhân sự hiện tại, sau đó so sánh với các tiêu chuẩn ISO. Tốt nhất là được thực hiện bởi đơn vị tư vấn ISO để đánh giá thực trạng quản lý nhân sự, tư vấn và đưa ra các khuyến nghị để áp dụng thành công đạt ISO.

Khi đã xác định được bối cảnh của bài toán quản trị nhân sự, doanh nghiệp sẽ cân đối sửa đổi, cải tiến, bổ sung hệ thống để chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISO.

Bước 2: Thành lập Ban quản lý chất lượng

Áp dụng tiêu chuẩn ISO và quy trình quản lý nhân sự có thể xem là một dự án lớn của doanh nghiệp. Vì vậy, cần một đội ngũ chịu trách nhiệm triển khai, chỉ đạo, giám sát toàn bộ quy trình thực hiện. Ban quản lý sẽ bao gồm lãnh đạo quản lý các cấp và những nhân viên phụ trách có am hiểu về Bộ tiêu chuẩn ISO để phân tích, xác định được điều khoản, tiêu chuẩn quan trọng mà doanh nghiệp sẽ áp dụng. Đồng thời lên kế hoạch, tổ chức theo sát quá trình chuẩn hoá hệ thống quản lý nhân sự.

Bước 3: Xây dựng các quy trình và hệ thống tài liệu, các văn bản áp dụng

Trọng tâm của công tác quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO chính là hệ thống hoá được quy trình quản lý đang được áp dụng trong doanh nghiệp và cụ thể hoá chúng bằng tài liệu quy phạm, văn bản. Đây được xem là quá trình quan trọng nhất trong triển khai áp dụng ISO. Những quy trình cần chuẩn hoá sẽ bao gồm:

• Quy trình tuyển dụng nhân sự
• Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
• Quy trình đánh giá năng lực nhân sự
• Quy trình về bổ nhiệm, khen thưởng và kỷ luật,...

Hệ thống văn bản, tài liệu cần xây dựng:

• Các chế độ, chính sách về đãi ngộ nhân sự
• Nội quy và quy định trong doanh nghiệp
• Lộ trình phát triển thăng tiến cho từng vị trí chức vụ
• Quy định kỷ luật, sa thải nhân sự
• Quy định về khen thưởng nhân sự

Bước 4: Áp dụng quy trình quản lý nhân sự vào thực tiễn

Khi đã hoàn thành xây dựng được các quy trình và hệ thống hoàn chỉnh, ban quản lý sẽ cần phổ biến nội dung đến bộ phận nhân sự và bắt đầu tiến hành đào tạo, hướng dẫn đội ngũ nhân viên áp dụng quy trình. Trong quá trình triển khai, bộ phận quản lý cần lưu ý phân công rõ ràng minh bạch từng quyền hạn, chức năng của từng cá nhân.

Bước 5: Đánh giá về quá trình áp dụng tiêu chuẩn ISO

Nhằm xác định mức độ phù hợp và đáp ứng tiêu chuẩn ISO, trong quá trình triển khai quy trình cần liên tục theo dõi, đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý nhân sự. Từ đó tìm ra những vấn đề còn chưa được hoàn thiện trong quy trình để cải tiến và khắc phục. Việc đánh giá có thể được thực hiện bởi nội bộ công ty hoặc do đơn vị chuyên môn về ISO đảm nhận.

Bước 6: Đăng ký chứng nhận tiêu chuẩn ISO

Tại bước này, doanh nghiệp sẽ đăng ký chứng nhận với các tổ chức có quyền hạn để chính thức được công nhận quy trình quản lý nhân sự đạt tiêu chuẩn ISO. Doanh nghiệp cần phải lựa chọn nơi uy tín, đầy đủ quyền hạn pháp lý để đăng ký chứng nhận.

Bước 7: Duy trì chứng nhận tiêu chuẩn ISO

Chứng nhận tiêu chuẩn ISO sẽ có hiệu lực tối đa 3 năm kể từ ngày đăng ký. Trong thời gian hiệu lực sẽ có những cuộc giám sát đánh giá định kỳ để đảm bảo doanh nghiệp vẫn duy trì việc tuân thủ yêu cầu mà ISO đề ra. Vì vậy, doanh nghiệp cần không ngừng cải tiến và đảm bảo chất lượng hệ thống quản lý nhân sự.

Bảng mẫu quy trình quản lý nhân sự ISO

Quy trình chính là nền móng của hệ thống quản trị nhân sự, đây cũng là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm khi áp dụng tiêu chuẩn chất lượng ISO. Hoola xin giới thiệu sơ đồ mẫu quy trình quản lý nhân sự ISO. Biểu đồ sẽ mô tả quy trình quản lý nhân sự tổng thể được xây dựng dựa trên vòng đời của nhân sự:

Lưu ý khi quản lý nhân sự theo ISO

Khi một doanh nghiệp đáp ứng, duy trì tốt tiêu chuẩn ISO thì đó là điểm sáng rất tốt cho khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Những điểm doanh nghiệp nên lưu ý khi thực hiện các quy trình quản lý nhân sự đạt tiêu chuẩn ISO.

• Đầu việc rõ ràng: Nhiệm vụ và quy trình vận hành tổng thể công ty luôn phải được nắm rõ.
• Minh bạch trong công việc: Cần được triển khai, vận hành rõ ràng cụ thể.
• Số lượng nhân sự cần cụ thể: Các vị trí theo số lượng đầu việc đã được bàn giao kĩ. Nhân viên nắm rõ được công việc, trách nhiệm, quyền hạn của mình.

Lưu ý trong quy trình quản lý hồ sơ nhân sự để luôn đạt hiệu quả

Để đạt hiệu quả trong quy trình quản lý hồ sơ nhân sự và luôn nắm được tình hình nguồn nhân lực dễ dàng. Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Cần phân loại hồ sơ trước khi đi lưu trữ.
• Kiểm tra và cập nhập hồ sơ thường xuyên.

Hoola - Cung cấp giải pháp đào tạo ưu việt

Với những điểm quan trọng và có giá trị như vậy, hệ thống quản trị nhân sự cần được coi là bắt buộc trong bất kỳ hệ thống doanh nghiệp nào.

Để có thể đào tạo nhân viên được tối ưu hơn, tham khảo ngay nền tảng Hoola - truyền tải tri thức, cung cấp giải pháp đào tạo trực tuyến. Hãy truy cập ngay website để hiểu thêm về nền tảng hoặc liên hệ để được đội ngũ tư vấn trực tiếp về Hoola.vn.

Hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn có thêm những thông tin hữu ích để chuẩn bị xây dựng quy trình quản lý nhân sự chuẩn nhất cho doanh nghiệp.